10 choses à faire… ou pas… avec la to-do list de votre patron

, par Louise Proulx.

Les adjointes de direction ont à composer, tous les jours, avec l’agenda de leur gestionnaire. Pour être encore plus efficaces, elles peuvent également l’aider avec sa liste de tâches à accomplir. Voici les meilleures astuces pour y arriver.

Pour mener à bien ses affaires, votre gestionnaire travaille certainement avec une liste de tâches à faire qu’il consulte tous les jours. Il faut espérer que vous y ayez accès et que vous ayez le droit de l’éditer et de la mettre à jour au besoin.

Idéalement, cette liste devrait se trouver sur le même système de messagerie que celui que vous utilisez pour gérer sa boîte de réception et son agenda (Microsoft Outlook par exemple). Si ce n’est pas le cas, il peut être utile de suggérer à votre patron que vous travaillez ensemble sur sa liste de choses à faire.

Un emploi pour vous?

Pour les adjointes de direction, il s’agit là d’une très bonne façon de faire gagner du temps à leur gestionnaire et de le rendre plus productif.

Voici, selon le site spécialisé des adjointes de direction Pratically perfect, le top 10 des choses à faire et à ne pas faire pour gérer la liste des tâches de votre patron.

À faire. Effectuez, vous-même, autant de tâches au nom de votre gestionnaire que vous le pouvez. Il y a certainement dans cette liste des tâches très simples à accomplir que vous pourrez cocher rapidement.

À ne pas faire. Ne pas oublier d’ajouter des délais au calendrier de votre gestionnaire. Assurez-vous qu’il dispose d’assez de temps dans son horaire pour compléter le travail.

À faire. Suggérer des applications et d’autres ressources qui peuvent aider votre patron à garder le contrôle de sa to-do list. Evernote, Wunderlust, Any.do et Todoist sont disponibles sur iPhone et iPad.

À ne pas faire. Ne laissez pas votre patron se débrouiller tout seul avec une longue liste de tâches. La liste doit être modifiée régulièrement, sinon à quoi bon l’avoir? Lorsque vous rencontrez votre patron, passez en revue la liste ensemble et assurez-vous que les tâches sont toujours importantes, et qu’il a assez de temps dan son horaire pour les accomplir.

À faire. Aidez votre gestionnaire à décomposer les grands projets en tâches gérables. N’oubliez pas de vous approprier les tâches que vous savez pouvoir faire vous-même. Si vous trouvez que certaines tâches ne sont pas clairement définies, comme « faire du classement de dossiers », demandez-lui de clarifier ce que cela signifie et suggérez-lui de le faire à sa place.

À ne pas faire. Ne supprimez pas les tâches de votre gestionnaire une fois qu’elles sont exécutées. Classez-les plutôt dans la liste « tâches complétées » pour qu’il voit qu’elles ont été traitées. Ça compte également pour les tâches que vous avez terminées pour lui.

À faire. Aidez votre patron à hiérarchiser ses tâches. Le travail le plus important à faire devrait se trouver en haut de la liste.

À ne pas faire. Ne laissez pas votre patron prendre du retard parce qu’il est en attente d’information que d’autres membres de l’équipe doivent lui procurer. Prenez l’initiative de rappeler aux collègues l’importance de ces informations pour la bonne marche d’un projet X, et donnez-leur un délai d’exécution, surtout s’il s’agit d’une tâche qui niaise sur la liste depuis un certain temps.

À faire. Rappelez-vous qu’il faut le temps qu’il faut pour travailler efficacement en tandem sur une liste de tâches. Prenez toujours le temps de discuter avec votre patron de la liste lors de vos réunions de rattrapage, de communiquer entre vous lorsque les tâches sont terminées et lorsque de nouvelles tâches ou des tâches urgentes sont ajoutées.

À ne pas faire. N’oubliez pas d’inclure une estimation de temps pour chaque tâche. Cela aidera votre exécutif à planifier sa journée, surtout s’il a des tâches urgentes à accomplir le plus rapidement possible.



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