10 conseils aux secrétaires débutantes

, par Louise Proulx.

Vous avez l’impression de débarquer dans le métier comme un chien dans un jeu de quilles? Voici des outils pour vous en tirer avec brio!

Vous voilà enfin sortie des bancs d’école. Une nouvelle vie commence. Ce sera le temps de mettre en pratique tous vos apprentissages. Pour vous aider à épouser votre nouvel emploi et y être parfaitement heureuse, Pratically Perfect, dans son guide Starting out as a new assistant, offre 10 conseils que vous gagnerez à mettre en application.

1. Posez beaucoup de questions

Un emploi pour vous?

Ça prend énormément de pratique et d’expérience pour être capable de lire dans les pensées des gens. En attendant de pouvoir requérir à cette faculté, que vous acquerrez tôt ou tard, posez des questions à votre patron. Comment aime-t-il travailler? Comment s’attend-il à ce que vous gériez son agenda? etc. Soyez une véritable inquisitrice en allant chercher le plus d’information possible.

2. Ne levez pas le nez sur les tâches ingrates

Les compétences que vous pouvez développer en exécutant des tâches qui vous semblent banales sont incommensurables. Elles sont tout simplement la base des compétences dont vous aurez besoin pour devenir une excellente adjointe. Tout ce temps passé à jongler avec de multiples priorités et avec diverses personnalités (parfois même en une seule personne) vous seront très utiles tout au long de votre carrière.

3. Continuez à vous former

Vous ne devez jamais cesser de vous améliorer et d’apprendre. S’il est un métier qui évolue à vitesse grand V, c’est bien celui des adjointes. Plus vous développerez de compétences et plus les portes s’ouvriront.

4. Vous avez droit à l’erreur

Ce n’est pas parce que vous faites une gaffe qu’on va vous mettre à la porte. Ne vous en faites pas trop; admettez votre erreur et tentez de la réparer. Passer vos nuits blanches et céder à la panique ne règlera rien. Le fait est que vous vous êtes trompée. L’erreur est humaine et pardonnable.  

5. Ne vous laissez pas marcher sur les pieds

Si vous êtes traitée injustement et que ça vous met en colère, vous devez faire quelque chose. Ce n’est pas une bonne idée de se taire pour ne pas causer d’ennuis. Il faut parfois se tenir debout. C’est difficile, mais ça en vaut la peine. Ce n’est pas parce que vous êtes une secrétaire que les gens ont le droit de profiter de vous.

6. Pensez à votre avenir

Qu’est-ce qui vous intéresse particulièrement dans le métier? Pouvoir utiliser votre créativité? Le côté communication/marketing? Vous êtes attirée par le domaine de la santé ou l’architecture? Pourquoi alors accepteriez-vous un poste qui ne correspond aucunement à vos champs d’intérêt? Bien sûr, il faut mettre du beurre sur le pain, mais parfois, ça vaut la peine de continuer un peu ses recherches pour trouver un emploi où vous pourrez avoir du plaisir.

7. Vous pouvez donner votre opinion

Au même titre que vous avez le droit de vous défendre vous-même, vous avez également le droit d’exprimer votre propre opinion. Quand vous pouvez contribuer à une réunion ou à une discussion de groupe, vous devriez! Vous pourriez apporter des idées auxquelles personne n’a pensé.

8. Soyez prête!

Si vous ne vous préparez pas avant de participer à une réunion ou à un projet de groupe, vous risquez d’être désarçonnée par des questions. Alors faites le travail que vous devez faire avant toute réunion. Cela rend la vie beaucoup plus facile!

9. Participez à la fête!

Un 5 à 7 s’organise? Allez-y! C’est une bonne occasion de mieux connaître vos collègues et de créer des liens avec eux. Ne vous inquiétez pas, vous ne perdrez pas la confiance de votre patron.

10. Vous aurez toujours des trucs ennuyeux à faire.

Photocopier, numériser, écrire de la correspondance au nom de votre patron et de toutes les autres tâches plates font partie de votre rôle. Acceptez-le et focalisez sur les tâches qui vous plaisent vraiment. Plus vous vous y adonnerez avec plaisir et que vous manifesterez ce plaisir, plus on mettra ce genre de responsabilités dans votre panier.



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