10 trucs pour la prise de notes

, par Catherine Lemire.

La secrétaire rédige parfois plusieurs procès-verbaux par mois. Voici quelques trucs pour faciliter la prise de notes.

Au cours de sa carrière, une secrétaire prendra des centaines, voire des milliers de pages de notes. Practically Perfect PA a élaboré 10 trucs pour rédiger des procès-verbaux efficaces.

1. Gardez en tête qu’un procès-verbal doit contenir les 3 points suivants. Rien de plus. Rien de moins.

Un emploi pour vous?

* La décision qui a été prise
*
Ce qui a été accompli
*
Qui l’approuve et quelles actions devront être entreprises2

2. La mise en page des procès-verbaux doit être constante. Idéalement, travaillez avec un canevas. Voici ce qu’il doit contenir :

* Le nom du comité qui se réunit
*
La date, l’heure et le lieu de la réunion
*
Les personnes présentes
*
Les personnes absentes
*
Le nom de la personne qui prend les notes
*
Chaque objet de l’ordre du jour avec le détail sur ce qui a été décidé, ce qui a été accompli et ce qui reste à faire (avec les initiales de la personne qui sera responsable de chacune des actions à accomplir)
*
Tout autre élément
*
La date de la prochaine rencontre

3. Rédigez le procès-verbal le plus rapidement possible après la rencontre afin que les informations soient fraîches à votre mémoire. Pour la même raison, distribuez-le le plus rapidement possible aux personnes concernées. En plus de rappeler ce qui doit être accompli avant la prochaine rencontre, ça vous évitera de courir après tout le monde dans les jours précédant la prochaine réunion.

4. Évitez de transcrire les dialogues. Limitez-vous aux éléments mentionnés dans le point 1.

5. Le ton doit être neutre, tout comme le choix des mots.

6. Essayez de varier le vocabulaire et d’utiliser des verbes d’action.

7. Avec le temps, vous deviendrez à l’aise et votre instinct vous guidera, vous prendrez mieux le pouls de ce qui se passe. Vous comprendrez mieux de quoi il est discuté et votre prise de notes s’en trouvera allégée.

8. Utilisez la troisième personne du singulier comme sujet. Au lieu d’écrire entièrement le nom d’une personne, utilisez ses initiales.

9. Si un document a été distribué durant la rencontre, ce n’est pas nécessaire de le citer. Vous n’avez qu’à l’inscrire en référence.

10. Relisez-vous ! Et faites-le relire par une ou deux personnes avant de le distribuer.



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Une réponse à “10 trucs pour la prise de notes”

  1. Helene coulombe

    Procès verbal- model

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