10 trucs pour rédiger un courriel qui sera lu

, par Catherine Lemire.

Soyez honnête. Quand vous revenez d’un congé, votre boîte de réception contient tellement de courriels à lire et, donc, de tâches à effectuer que l’envie de partir en vacances est puissante. Bien entendu, c’est sans compter celle de votre patron que vous devez, aussi, éplucher. Avouez que, parfois, vous lisez les messages en diagonale et très rapidement. Ce qui vous est demandé n’est pas précis, clair et facile à trouver? C’est possible que vous le mettiez à la corbeille. Ou que vous le conserviez pour plus tard. Un jour. Quand vous aurez le temps. Mais vous n’aurez pas le temps. Et vous le mettrez… à la corbeille. C’est votre réalité.

Cependant, c’est aussi la réalité de la personne à qui vous envoyez un courriel. Si vous pensez que votre courriel peut être jeté à la corbeille sans problème, ne perdez pas de temps à l’écrire. Voici comment éviter la guillotine :

1. Soyez claire et précise. Le destinataire doit comprendre le sujet du courriel, pourquoi il lui est envoyé, ce qui y est important et ce qu’il doit en faire d’un simple coup d’œil rapide.
2. N’oubliez pas que vos courriels peuvent être lus sur différents appareils. Certains n’ont qu’une minuscule fenêtre (comme la montre Apple, par exemple). Soyez concise. Ne vous attendez pas à ce que tout le monde lise votre texte en entier.
3. Ne laissez jamais le champ « objet » vide. Choisissez le sujet avec attention pour que le destinataire comprenne ce dont il s’agit dès sa lecture. C’est l’endroit pour préciser si votre envoi est urgent.
4. Expliquez ce que vous attendez de votre lecteur. Soyez ferme, mais polie. Demandez-lui s’il a bien compris et offrez votre disponibilité pour répondre à ses questions.
5. Si vous envoyez un courriel à titre informatif uniquement, indiquez-le dans l’objet. Les initiales PTI (pour ton information) ou FYI (For your information) sont connues de tous.
6. Quand vous choisissez vos destinataires, ciblez-les avec précision. Une surutilisation du cc, ça fini par exaspérer.
7. Prenez le temps de réviser votre courriel. Assurez-vous qu’il est exempt de faute, qu’il couvre toute l’information voulue et qu’elle est rédigée de façon à ce que le lecteur la comprenne simplement.
8. Les émoticônes doivent rester dans votre sphère personnelle. Ne les utilisez pas dans votre vie professionnelle. Jamais.
9. Si votre destinataire ne vous connaît pas, présentez-vous dès les premières lignes.
10. N’envoyez pas de chaînes de lettre ou autres pourriels. Si vous avez la réputation d’envoyer des courriels insignifiants, vos courriels importants ne seront pas pris au sérieux.

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