4 erreurs fréquentes dans les courriels

, par Florence Tison.

Des erreurs courantes faites par courriel peuvent mener à des malentendus ou modifier la perception que les gens ont de vous…

Du ton involontaire aux fautes de frappe qui changent le message, les malentendus sont assez faciles dans les courriels. Heureusement, il y a des choses que vous pouvez faire pour éviter les problèmes, croit Claire Bissot, directrice générale des services de ressources humaines pour le fournisseur de services professionnels CBIZ.

« Votre courriel peut avoir une incidence sur la perception que les gens ont de vous très rapidement, dit-elle. Il est facile de paraître trop succinct, trop gentil, trop distant ou trop volubile. Au lieu de cela, il est important de prendre le temps de bien rédiger votre message; c’est une conversation qui est maintenant documentée. »

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Pour éviter les malentendus, assurez-vous de ne pas commettre l’une de ces quatre erreurs courantes, comme proposé par Fast Company.

Plonger trop rapidement dans ce que vous voulez

Bien que la concision soit préférable, n’oubliez pas la courtoisie habituelle. Tout comme vous ne commenceriez pas un appel téléphonique en indiquant immédiatement ce que vous voulez après que l’autre personne vous dise « bonjour », commencer un courriel de la même manière peut sembler aussi abrupte. Prenez un moment pour saluer l’autre personne d’une manière qui montre que vous avez pensé à votre message.

Si vous n’avez pas parlé à l’autre personne depuis un moment, vous pourriez dire, « Bonjour Jean, ça fait longtemps, dit Bissot. Au lieu d’une entrée en matière impersonnelle, utilisez une introduction personnalisée, comme « J’espère que votre lundi commence bien » ou « Joyeux mercredi ».

Une salutation aide à attirer l’attention de la personne et fournit un contexte sur les raisons pour lesquelles vous lui tendez la main. Si votre conversation par courriel se poursuit au-delà du premier message, vous n’avez pas besoin d’être aussi formelle, ajoute Claire Bissot.

Ne pas se relire

Le courrier électronique est un moyen rapide de communiquer, mais rapide peut se transformer en bâclé. Prenez toujours le temps de lire votre message avant de cliquer sur « Envoyer », dit Bissot. Vérifiez les fautes de frappe de base ou les erreurs grammaticales. Lisez votre email à haute voix pour vous assurer que votre ton ne sera pas mal interprété. Et vérifiez que vous n’ajoutez pas de confusion à un problème.

« Nous jugeons souvent une personne par son email, dit-elle. Les messages mal écrits peuvent entraîner une perception négative de la personne, de ses compétences et de son interaction future avec les autres. »

Utiliser une signature automatique

Il est facile d’ignorer les sections qui ne font pas partie du corps de votre message, comme votre signature. Mais il pourrait envoyer un message dont vous ne vous souciez pas.

« Mettre fin à tous les courriels avec “Passez une bonne journée” est vraiment froid quand une conversation va et vient, dit Bissot. Le destinataire sait que vous n’avez pas fait d’effort pour l’écrire, et ça envoie un message indiquant que vous n’êtes pas émotionnellement engagée. »

Au lieu de cela, assurez-vous que rien dans le courriel n’est répétitif et mettez à jour les signatures pour refléter le ton et le message souhaités. « Cela ajoute une touche personnelle, et cela devrait être unique à chaque courriel », dit-elle.

Utiliser le courriel lorsque vous devriez prendre le téléphone

Parfois, le courriel n’est pas la bonne méthode de communication. S’il s’agit d’une nouvelle relation, d’un problème difficile ou de quelque chose qui pourrait mener à d’autres questions, appelez pour régler la situation une fois pour toute et épargnez du temps à tout le monde, dit Mme Bissot.

« Vous savez qu’il est temps de décrocher le téléphone si vous avez peur d’envoyer votre message, dit-elle. Ou si vous vous êtes renvoyé la balle plus de deux fois parce que l’autre personne ne comprend pas, il est temps d’engager une conversation. »

Bien que cela semble plus rapide, le courrier électronique peut ralentir la communication, car les appels téléphoniques sont souvent beaucoup plus courts. « Les deux personnes retournent à leurs tâches en se disant satisfaites que les problèmes soient résolus », affirme Mme Bissot. Les appels téléphoniques vous permettent également de faire preuve de compassion lorsque cela est nécessaire.

Si le téléphone n’est pas possible et que vous devez envoyer un message sensible par courriel, essayez de ne pas être extrême. Évitez d’utiliser trop d’émotion (et de points d’exclamation), mais ne soyez pas trop froide non plus.

« Soyez claire sur la raison pour laquelle vous ou l’autre personne tendez la main, et prenez le temps d’essayer de faire les choses correctement dès la première fois », conclut Bissot.



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