8 trucs pour bien gérer votre temps

, par Therese Garceau.

Savoir s’organiser et maximiser son efficacité au travail semble parfois un véritable tour de force. Mais heureusement il existe des solutions pour reprendre le contrôle de votre gestion du temps et vous en sortir indemne.

Mettez de l’ordre. Évitez de vous disperser. Une bonne organisation est assurément le meilleur des plans d’attaque et un premier vers la gestion efficace de votre temps. Commencez par classer, identifier et ranger vos dossiers pour y voir plus clair.

Établissez vos priorités. Il est facile de céder à la panique devant l’ampleur des tâches à faire. Prenez le taureau par les cornes et faites des listes ! Identifiez d’abord les choses les plus urgentes et traitez-les en priorité. En hiérarchisant vos tâches, vous aurez davantage de contrôle sur votre journée et arriverez à mieux gérer le stress des échéanciers serrés.

Un emploi pour vous?

Disciplinez-vous. Bien sûr, il est agréable de discuter avec les collègues et entretenir de bonnes relations de travail avec son entourage, mais attention aux pertes de temps. Identifiez les gestes et les mauvaises habitudes qui vous volent littéralement du temps. Lorsque quelqu’un fait irruption dans votre bureau pour prendre de vos nouvelles et que vous êtes occupée, n’hésitez pas à lui demander de revenir plus tard. Écourtez les discussions, évitez d’étirer vos pauses ou votre heure de lunch.

Suivez votre rythme. Vous êtes matinale et très productive en avant-midi? Mettez toutes les chances de votre côté et attaquez-vous aux tâches les plus complexes en début de journée. Vous devez rendre un travail urgent, arriver une heure plus tôt au bureau vous permettra de travailler dans le calme et de maximiser votre temps.

N’acceptez pas tout. Apprendre à dire non ou à refuser certaines tâches imprévues peut être salutaire et contribuer à respecter votre horaire. Votre patron vous confie un mandat supplémentaire que vous n’avez tout simplement pas le temps de faire. Prenez une bonne respiration et expliquez-lui calmement que vous ne pouvez accomplir cette tâche immédiatement en raison de vos priorités, mais que vous vous y attaquerez dès que cela vous sera possible.

Utilisez vos outils. Faites bon usage de votre agenda. Qu’il soit en papier ou électronique, votre agenda est assurément le meilleur allié de l’adjointe organisée et efficace. Il vous permet d’évaluer les tâches à faire, les réunions et les rencontres à venir et surtout d’éviter les conflits d’horaires et de tâches qui peuvent nuire à votre productivité.

Prenez le temps de relaxer. Vous n’êtes pas une super machine. Pensez à prendre quelques minutes pour aller marcher à l’extérieur et pour respirer l’air frais. Faites des pauses régulières pour vous permettre de décrocher un peu. Pensez aux collations santé pour faire le plein d’énergie.

Faites une planification rétroactive. Le rétroplanning vous permet de bien identifier les tâches à faire et surtout de les intégrer dans des plages horaires précises. Cela vous permet de mener à bien chaque projet et de respecter scrupuleusement les délais impartis.



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