8 types de courriel qu’il faut cesser d’envoyer dès maintenant

, par Louise Proulx.

C’est fou combien, dans une seule journée de travail, il peut y avoir d’aller-retour de courriels envoyés dans le cyberespace! C’est trop et voici pourquoi.

30 % de la journée du travailleur moyen, qui occupe un emploi de bureau, est consacrée à répondre à des courriels. C’est énorme! Le courriel a révolutionné le monde du travail, et c’est tant mieux. Il reste que nous perdons un temps fou à envoyer des courriels et à y répondre. C’est pourquoi Randstad s’est penchée sur la question afin de nous aider à éliminer certains des courriels tout à fait inutiles que nous envoyons tous les jours. Voici quelques exemples :

1. « Comment vas-tu? »

Un emploi pour vous?

Si ça fait une éternité que vous ne vous êtes pas entretenue avec votre destinataire, il est certain que c’est une bonne idée de s’enquérir de son bien-être. Dans ce cas, pour ne pas lui faire perdre son temps, assurez-vous de préciser la raison de votre communication plus bas dans le courriel. Mais si votre courriel est destiné à un collègue avec qui vous vous entretenez souvent, trève de bavardage et allez-y droit au but avec ce que vous voulez lui demander.

2. « Merci! »

Tout le monde l’a déjà fait : envoyer un courriel dont le seul objet est de dire merci. Il faut cesser cette mauvaise habitude parce qu’elle fait perdre le temps de tout le monde. C’est normal dans la vie de dire merci, mais il ne faut pas utiliser la même logique avec les courriels. En effet, votre destinataire est obligé d’ouvrir le courriel, de le traiter et de le classer. Quand quelqu’un répond à votre requête par courriel, il sait que vous en serez reconnaissante.

3. « J’ai quelque chose à te demander… »

Il peut arriver que vous ayez une faveur à demander à un collègue, mais il ne faut pas en abuser, surtout quand il est 16 h un vendredi après-midi. Quand vous avez une faveur à demander, assurez-vous d’indiquer que vous êtes prête à apporter votre soutien également ultérieurement.

4. « Pourquoi ne me l’as-tu pas dit en personne? »

Bien sûr, on a parfois pas le choix d’envoyer un courriel à un collègue qui se trouve juste à côté de nous, soit parce qu’il faut garder des traces écrites soit parce que plusieurs personnes sont impliquées dans la conversation. Toutefois, envoyer un courriel, alors que vous pouvez parler directement à la personne, et ce, même si elle se trouve à l’étage au-dessus, faites-en l’effort. Un peu d’exercice, un peu de chaleur humaine, c’est bon pour la santé et pour le coeur.

5. Le roman interminable

Aujourd’hui, plus personne n’a le temps ou l’énergie de lire des longs messages qui ne finisssent plus de finir. Les courriels aussi longs que la trilogie de Harry Potter sèment la confusion et sont la plupart du temps ignorés. Si ce que vous avez à dire est trop long à expliquer, vous feriez mieux d’organiser une réunion. Les gens pourront ainsi poser toutes les questions qu’ils voudront.

6. Répondre à tous

Le  bouton « Répondre à tous » est abusivement utilisé. Avez-vous vraiment besoin que tout le monde soit témoin de votre petit mot écrit pour féliciter la venue du premier bébé de votre collègue? Encore un courriel à supprimer ou à ignorer!

7. Conversation déjà très avancé

On vient de vous envoyer un courriel comportant déjà 10 courriels d’une conversation déjà amorcée depuis quelque temps. Le pire, c’est que le dernier courriel vous demande ce que vous en pensez : « svp. voir conversations  ci-dessous. » Il vous faut alors tenter de déchiffrer chacun des courriels pour essayer de comprendre de quoi il est question au juste. Le mieux, quand vous devez impliquer une nouvelle personne dans un dossier, c’est de composer un tout nouveau courriel lui résumant la situation.

9. « Pourquoi diable suis-je en c.c.? »

Avant de mettre quelqu’un en copie conforme dans un message courriel, posez-vous la question à savoir si vraiment cette personne a besoin d’être informée de ce message ou si vous avez réellement besoin d’avoir son commentaire. Si la réponse est non, évitez-lui d’avoir à passer du temps à traiter votre courriel en le retirant de la liste des gens mis en C.C.



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