Les 10 astuces des excellentes secrétaires
Secretaire-inc
28 octobre 2014
Trucs et astuces / Mes outils
3 minutes à lire
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1. Utilisez les cases «oui ou non»
Lorsque votre patron reçoit du courrier ou une invitation, créez une pile de dossiers dans laquelle vous mettrez tous les documents qui nécessitent une signature ou une réponse de sa part. C’est à ce moment que les cases à cocher «oui ou non» vous seront utiles.
Par exemple, si votre patron a été invité à un déjeuner-causerie, collez un post-it sur le document et inscrivez-y :
Vous êtes libre demain matin. Désirez-vous participer?
Oui Non
De cette façon, il ne faudra que 2 secondes à votre patron pour indiquer sa décision. Lorsque c’est nécessaire, votre patron pourra ajouter une note en dessous comme : «Vérifiez si je peux être accompagné». Cette méthode est claire, facile, et extrêmement efficace.
2. Ne donnez que 3 choix
Lorsque votre patron doit prendre une décision, ne donnez pas plus de 3 choix. Présenter trop d'options lui complique la tâche. Essayez toujours de présenter 3 options qui couvrent le spectre complet des choix qui s’offrent (une plus coûteuse, une moyennement coûteuse et une moins chère). Lorsqu’il s’agit de choisir un restaurant, choisissez-en un qui sert des sushis / fruits de mer, un steakhouse, et un de cuisine fusion, plus conventionnel.
3. Informez-vous au sujet des contributions et des cadeaux
Lorsque vient le temps de donner des cadeaux ou de contribuer à des causes, (ou toute autre situation où beaucoup de personnes sont également sollicitées), ne soyez pas timide et demandez (discrètement) aux autres adjointes ou au préposé à la collecte d’argent quelle est la contribution des homologues de votre patron. L'objectif est d’obtenir suffisamment d'informations afin qu’il donne le même montant ou légèrement plus.
4. Répondez efficacement au téléphone
Chaque fois que vous répondez au téléphone et que vous connaissez votre interlocuteur, essayez de lui faciliter la tâche. Au lieu de cette conversation :
Secrétaire: bureau de __ .
Appelant : C’est Robert. Est-ce que _ est là?
Dites plutôt ceci:
Secrétaire: Bureau de . Bonjour Robert. Permettez-moi de vérifier si est disponible.
5. Soyez créative
Si votre entreprise n’a pas les moyens d’offrir des cartes cadeaux pendant le temps des fêtes, préparez des biscuits, des petits gâteaux ou tout autre cadeau fait maison. Ces présents sont plus personnels et sont toujours très appréciés.
6. Imprimez un agenda quotidien pour votre patron et laissez-le sur votre bureau
Cela évitera à votre patron d’avoir à vérifier son agenda sur son téléphone intelligent et il n’aura pas à marcher jusqu’à son bureau pour consulter ses rendez-vous à l’ordinateur. De plus, vous n’aurez pas besoin d’interrompre ce que vous faites à l’écran lorsque quelqu’un vous posera une question sur son horaire et vous pourrez reprendre votre travail plus rapidement.
7. Entretenez de bonnes relations avec vos homologues
Si vous devez travailler en étroite collaboration avec d’autres adjointes, tentez d’en savoir plus à leur sujet, apprenez à mieux les connaitre. Vous ferez une meilleure équipe si vous êtes sur la même longueur d’onde.
8. Si vous devez interrompre votre patron, utilisez une note écrite
Il arrive que vous soyez obligée d’interrompre votre patron pendant une réunion importante ou un appel téléphonique. Une technique efficace pour le faire est de transmettre une note écrite en gros caractères. De cette façon, vous préservez la confidentialité du message, tout en évitant d’interrompre la réunion ou l’appel. Essayez d’être la plus discrète possible lorsque vous transmettez la note.
9. Répondez le plus rapidement possible aux courriels et aux questions
Même si c’est seulement pour dire que vous avez reçu la demande et que vous reviendrez avec une réponse plus tard.
10. Quand quelqu'un vous demande de l'aide ou a une question, écrivez tout ce qu'ils disent et reformulez l'information
De cette façon, vous éviterez les malentendus.
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