Agenda du patron : 5 conseils pour une gestion efficace!

, par Therese Garceau.

Pas toujours facile de rester zen quand il faut prévoir l’imprévisible. Il suffit parfois d’un simple rendez-vous de dernière minute pour que la gestion de l’agenda de votre patron devienne un véritable cauchemar. Mais comment maîtriser la situation avant que le chao ne s’installe?

Voici, inspiré d’un article publié sur practilcallyperfect, 5 conseils pour rester en contrôle :

1. Clarifiez les choses dès le début. Chaque patron a ses préférences et sa personnalité propre. Dès les premiers jours en poste, assurez-vous de bien comprendre les besoins et les attentes de votre nouveau boss en ce qui a trait à la gestion de son agenda. Souvenez-vous que ce qui était bon pour votre ex-patron, peut être tout à fait inacceptable pour lui.
2. Soyez le seul maître de l’agenda. Vous devez impérativement être la seule personne responsable de la prise de rendez-vous et du suivi de l’agenda. Évitez surtout de permettre à votre patron d’ajouter ou de modifier lui-même le calendrier. Faites comprendre à tout le monde que toute demande de réunion ou de rencontre doit absolument vous être adressée. Un point, c’est tout!
3. Faites preuve de réalisme et de rigueur. Votre patron est sollicité de toutes parts et peut être porté à vouloir surcharger son horaire. Il est de votre responsabilité d’assurer une planification réaliste de l’agenda. Tenez compte du temps de déplacement, prévoyez des zones tampons pour les retards. Assurez-vous aussi que votre patron puisse s’accorder des pauses pour refaire le plein et rester productif.
4. Une planification sur mesure. Votre patron est-il très matinal ou plutôt lent à démarrer sa journée? Voilà une autre donnée importante avec laquelle vous devrez composer. Prenez note de ses habitudes de travail et planifiez les rencontres importantes et les réunions stratégiques en conséquence.
5. Une question d’équilibre. Vous êtes la gardienne de l’agenda et devez préserver à tout prix ce fragile équilibre entre productivité et horaire surchargé. Avant d’ajouter une réunion ou un événement au calendrier prenez toujours en considération ce qui est déjà prévu. Vérifiez non seulement la disponibilité de votre patron mais tenez aussi compte des dates de tombées importantes qui ne doivent absolument pas être compromises.

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