Ces astuces qui vous aident au bureau

, par Secretaire-inc.

Il existe toujours de bonnes techniques à connaître en bureautique pour aller plus vite, pour être plus efficace et passer moins de temps à chercher la bonne manipulation sur votre ordinateur. Voici trois nouvelles astuces.

Récupérer vos documents

Mauvaise manipulation, défaillance du disque dur, de nos jours, personne n’est à l’abri d’une perte de données. C’est vrai, quel employé ne s’est pas un jour mordu les doigts d’avoir perdu un fichier, un courriel, une facture? Avec Restoration, vous n’aurez plus jamais de soucis!

Un emploi pour vous?

Restoration est un outil permettant de récupérer dans la corbeille des fichiers accidentellement supprimés. La restauration n’est bien évidemment pas garantie puisqu’il ne faut pas que les secteurs du disque dur aient été « écrasés » par le système en enregistrant un nouveau fichier!

La démarche est simple. Vous sélectionnez le volume à analyser. Le logiciel le scanne, affiche une liste de l’ensemble des fichiers récupérables. À vous ensuite de choisir les éléments voulus. Vous aurez aussi à indiquer un dossier de destination. Et voilà!

À noter que le logiciel Restoration ne fonctionne pas sous Windows 7.

Traduisez enfin vos PDF

Avant, pour traduire un document, il fallait d’abord le placer dans Word, ouvrir l’application traduction, corriger… Bref, cela nécessitait beaucoup de temps!

Désormais Google Traduction vous permet en quelques secondes seulement de traduire n’importe quel document, qu’il soit en PDF, Excel ou même PowerPoint.

Alors, comment faire? C’est simple, il vous suffit de fournir le lien URL du document à Google Traduction et le tour est joué. Ce service se charge de convertir votre document au format HTML, puis le traduit immédiatement.

Évidemment la traduction n’est pas parfaite, mais elle est amplement suffisante pour connaître la nature et le contenu d’un document écrit dans une autre langue.

Numériser vos documents

Vous avez trop de paperasse au bureau? Vous songez même à commander une troisième armoire pour classer encore des documents? Ayez le réflexe de numériser!

Que ce soit pour vos factures, vos courriers, et les contrats du patron, tous ces documents prennent de la place. Alors, pensez à la numérisation de ces papiers importants: vous n’en reviendrez pas du gain de temps et d’espace!

Il est en effet de plus en plus facile de numériser ses documents, puis de les déposer sur des plateformes web comme Dropbox. Une fois numérisé, vous n’aurez plus besoin de garder autant de papiers et surtout, vos documents seront désormais facilement accessibles de n’importe quel ordinateur.

Pour commencer à numériser, il est important de choisir le système avec lequel vous allez numériser vos documents. Pour une secrétaire, il est bon de se fier à un scanner ou à l’imprimante multifonctionnelle qui est pratique pour les documents possédant plusieurs pages.



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