Classement : mon organisation est-elle performante?

, par Theodora Navarro.

Vous avez beau archiver régulièrement, votre bureau est envahi de papiers de brouillon et autres notes qui n’appartiennent à aucun dossier à proprement parler ? Laurence Einfalt, spécialiste et coach en organisation, vous donne quelques conseils pour un rangement optimum.

Pour organiser au mieux ses dossiers, Laurence commence d’abord par poser cinq principes théoriques :
– Je garde un papier parce qu’il est important, pas parce que je ne sais pas quoi en faire.
– Il a un emplacement possible et une catégorie propre.
– « Divers » n’est pas une catégorie envisageable.
– Le nom du dossier ou du cartable est précis et exhaustif : on n’hésite pas à détailler au maximum.
– Si l’on a beaucoup de documents d’une même catégorie, on fait des chemises indépendantes qu’on regroupe ensuite.

Votre rangement est-il optimal ?

Un emploi pour vous?

L’organisation des documents dépend de chacun. Une secrétaire se retrouvera parfaitement dans des mentions très généralistes, une autre préférera détailler en sous-catégories ses dossiers pour s’y retrouver.

– Que faire des papiers qui ne trouvent pas leur place ? Réfléchissez à la façon dont vous l’associez, ou à son origine. L’avez-vous rédigé en lien avec une affaire en particulier ? Un événement ? Une personne ? S’il vous vient en tête quand vous pensez aux requêtes de votre patron, vous pouvez par exemple le classer dans un dossier dédié. N’oubliez jamais que l’important est que VOUS, vous puissiez le retrouver facilement.

– Comment faire en sorte que chacun puisse les retrouver ? Vous n’avez pas envie que l’on vous contacte lorsque vous êtes en vacances car personne ne parvient à mettre la main sur le dossier de Monsieur Truc ? Tenez à jour un fichier Excel avec le titre du document et le cartable dans lequel il est rangé.

– J’ai des sous-dossiers de sous-dossiers et je ne m’y retrouve plus… Pour Laurence, le mieux est l’ennemi du bien. « Comptez le nombre de gestes que vous devez accomplir pour retrouver ce document, souligne-t-elle. Plus de cinq gestes, c’est déjà trop.» Laissez votre perfectionnisme de côté et apprenez à classer simplement. Un sous-dossier, rangé dans un dossier, coincé dans un cartable, c’est déjà bien suffisant.



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