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Comment bien organiser une réunion

, par Melissa Pelletier.

Pas toujours facile de réunir plusieurs personnes occupées dans un endroit précis! Vous éprouvez des difficultés? Suivez ces quelques conseils…

Alors, vous avez organisé une réunion. C’est dans l’agenda de plusieurs depuis des lunes. Vous avez réservé une salle et vous avez même commandé du thé et du café. Vous voilà dans la salle de réunion pour vous rendre compte que la moitié des personnes sont en retard, que d’autres ont toutes les difficultés du monde à trouver l’endroit, et que certaines ont même décidé de ne pas se présenter sans même vous en avertir. Comment faire pour éviter ces moments désagréables? Le site Practically Perfect PA vous propose quelques pistes!

Organisez la réunion d’avance

Un emploi pour vous?

C’est un point de base, mais qui vaut la peine d’être répété. Plus vous prévoyez une réunion d’avance, plus vous avez de chances que vos invités y soient. On le sait : les adjointes ont souvent à faire des casse-têtes incroyables pour arriver à organiser des rencontres entre les horaires surchargés de chacun. Pensez à réserver des plages horaires pour vous assurer d’arriver à réunir toute l’équipe (ou presque)!

Débutez à l’heure

En commençant la réunion à l’heure dite, les personnes qui ne sont pas encore arrivées vont vite réaliser que leur retard peut passer pour un manque de professionnalisme et qu’elles auront manqué des informations importantes.

Écrivez un plan de réunion

Et c’est pertinent pour chaque rencontre. Quand vous organisez une réunion, prévoyez les points à discuter. Ainsi, les personnes présentes pourront savoir à quoi s’attendre. Soyez certaine d’inclure tous les documents qui pourraient être pertinents.

Invitez les bonnes personnes

Est-ce que telle ou telle personne a vraiment besoin d’assister à cette réunion? Si un employé se rend compte que ce n’est pas pertinent pour lui d’assister à votre réunion, il est bien possible qu’il refuse vos prochaines invitations. Assurez-vous aussi de toujours inclure les personnes qui peuvent prendre des décisions pour que la réunion soit plus efficace.

Assignez des tâches aux personnes invitées

C’est une bonne manière de vous assurer que vos invités soient bien préparés à la rencontre. Quelques jours avant la rencontre, faites un petit rappel sur les tâches à effectuer.

Utilisez un outil de mesure de productivité

Beaucoup d’entreprises utilisent un outil de mesure de productivité pour tenter de rentabiliser davantage les rencontres. Beaucoup d’options sont disponibles, comme l’application Less Meetings.

Un dernier recours?

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