Comment gérer la correspondance?

, par Secretaire-inc.

La gestion de la correspondance électronique peut parfois s’avérer très longue et fastidieuse. Inspirés d’un article du blogue Practically Perfect PA, voici quelques petits trucs et astuces afin de vous faciliter la tâche (et vous sauver du temps).

1. Créez un modèle de réponse pour chaque type courriel fréquemment reçu

Parmi les types de courriels les plus fréquemment reçus, les invitations à des événements (soupers, gala, congrès, etc.), apparaissent bien sûr en tête de liste. Lorsque vous répondez à ces courriels, tenez-vous en au strict nécessaire, vous gagnerez énormément de temps. Pour les demandes de réunion, voici une courte liste des questions importantes à posez afin de bien planifier l’horaire de votre patron :

Un emploi pour vous?

-Quel est l’objectif de la réunion ?

-Combien de temps durera la réunion ?

-Est-ce qu’un ordre du jour est disponible ?

-Y a-t-il des documents qui doivent être préparés avant la réunion ?

-Est-ce que la réunion pourrait se faire par téléconférence ?

-Mon patron est-il déjà au courant du sujet qui sera traité pendant la réunion ?

-Qui sera présent ?

Certains gestionnaires reçoivent beaucoup de courriels de sollicitation à l’achat de produits. Lorsque ces requêtes n’intéressent pas votre patron, la réponse requiert habituellement un ton plus ferme. Assurez-vous de répondre clairement à la demande tout en restant polie. Vous pouvez également utiliser l’adresse courriel de votre patron afin de convaincre le représentant commercial qu’il a bel et bien atteint sa cible.

2. Répondez à tous les courriels

Vous devriez répondre à chaque courriel reçu dans la boîte de réception de votre patron. N’oubliez pas que tout en gérant son horaire et sa correspondance, vous êtes en grande partie responsable de sa réputation. Vous ne voulez surtout pas que votre patron ait celle de ne pas répondre à ses courriels.

3. Quel type de correspondance devriez-vous laisser aux soins de votre patron ?

Avant de prendre le contrôle de la totalité de sa correspondance, établissez avec votre patron la liste des types de courriels qu’il accepte que vous gériez. Cela écartera la possibilité de malentendus. Vous pouvez également créer un dossier où vous enregistrerez une copie de toute la correspondance que vous gérez. Vous pourrez ainsi vous y référer si votre patron a des questions.



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