Comment gérer une secrétaire qui traverse une crise personnelle

, par Céline Gobert.

Quand une adjointe traverse un événement difficile, comment pouvez-vous l’aider à prendre soin d’elle-même tout en vous assurant qu’elle fasse son travail ?

Nous traversons tous des événements de la vie qui peuvent nous détourner de notre travail : la maladie d’un membre de la famille, un divorce, la mort d’un ami.

En tant que patron, que pouvez-vous attendre de vos adjointes dans ces moments-là? Et comment pouvez-vous aborder la crise?

Un emploi pour vous?

Gérer un employé qui traverse une période stressante constitue l’un des plus grands défis auxquels sont confrontés tous les patrons, indique Linda Hill, professeure à la Harvard Business School et auteur de Being the Boss.

Voici quelques conseils pour bien faire, d’après le site Harvard Business Review.

1. Montrez-vous disponible

Les gens ne se sentent pas toujours à l’aise de dire à leur patron qu’un parent est gravement malade ou qu’ils se sentent stressés à la suite d’une rupture, explique Annie McKee, auteure du livre How to Be Happy at Work.

Souvent, le premier défi d’un gestionnaire est simplement de reconnaître les signes avant-coureurs qui montrent qu’un employé est en train de traverser une période difficile.

Il est bon d’investir votre temps à créer de bonnes relations avec votre secrétaire afin que vous puissiez détecter tout problème dès le début. Si vous maintenez une atmosphère de compassion au bureau, les gens seront plus susceptibles de cogner à votre porte pendant l’orage.

2. Ne forcez rien

En tant que leader, vous devez être capable de faire preuve d’empathie et de sollicitude, mais vous devez également éviter de devenir le confident personnel d’un conseiller.

Après tout, votre travail en tant que gestionnaire n’est pas non plus d’être le psy du bureau.

Un bon gestionnaire possède la capacité de lire et de comprendre les besoins et les préoccupations de ses employés, estime Annie McKee, tout en gardant tout le monde concentré sur les tâches professionnelles à accomplir.

N’hésitez pas cependant à vérifier régulièrement que tout va bien pour le personnel de soutien administratif. Un courriel rapide peut faire toute la différence.

3. Écoutez d’abord, faites des suggestions ensuite

Pour Linda Hill, lorsque vous parlez à un employé de ce qu’il traverse, il s’agit d’abord d’écouter et non pas de défendre immédiatement un plan d’action particulier.

Si vous lui suggérez tout de suite un congé ou si vous modifiez son horaire, il pourrait se refermer complètement, surtout si ce n’est pas ce qu’il était venu chercher ou demander au départ.

À la place, demandez ce que vous pouvez faire tous les deux pour résoudre la question de sa performance pendant cette période difficile.

Hill conseille d’utiliser le mot « nous » comme dans « Comment pouvons-nous vous soutenir? » L’adjointer pourrait alors essayer de négocier un arrangement temporaire, par exemple un peu de temps libre ou un horaire plus flexible pour quelques semaines.

Attention! Dans certaines institutions, la décision finale ne vous appartient pas. Alors attendez un peu avant de promettre plusieurs semaines de congé pour faire un deuil ou la possibilité de travailler à la maison pour bien vivre une grossesse.

4. Considérez la charge de travail

En tant que patron, vous devrez également déterminer si les absences prolongées d’une secrétaire auront une incidence négative sur les clients ou les autres membres de l’équipe.

Si c’est le cas, vous pouvez réduire ces risques en allégeant la charge de travail du conseiller.

Déléguez le travail au reste de l’équipe, et remerciez-les. Soyez réaliste quant à ce qu’ils peuvent accomplir et établissez des objectifs qu’ils peuvent atteindre. « Pour que cela soit utile, dit McKee, cela doit être spécifique et ancré dans la réalité.»

5. Soyez transparent et cohérent

Enfin, gardez bien en tête que les autres employés prendront note de la façon dont vous traitez leur collègue en difficulté et qu’ils s’attendent probablement à être considérés de la même façon un jour, en cas de coup dur.

« Si vous voulez obtenir du travail productif de la part des gens, ils doivent avoir confiance en vous et croire que vous les traiterez équitablement», conclut Hill.



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