Comment mettre de l’ordre dans ses courriels ?

, par Secretaire-inc.

Certaines personnes accumulent les objets inutiles en grande quantité, que ce soit des boîtes qui accaparent votre maison ou encore de vieux journaux. Sans accumuler du «réel», peut-être que votre problème d’accumulation se situe plutôt…dans le monde virtuel.

Nombreux sont ceux qui ne font pas le ménage de leur boîte de réception et conservent tous leurs messages. Votre boîte de réception doit être vide. Votre boîte de courriels est l’endroit où votre courrier arrive, il n’est pas sensé y vivre !

Vous désirez reprendre le contrôle de vos courriels ? Le magazine Executive Secretary propose quatre étapes faciles pour y mettre de l’ordre :

Un emploi pour vous?

1. Créer des dossiers

La première chose que vous devez faire est de créer des dossiers. Créez des dossiers pour chaque client, différents projets ou ministères. Utilisez une méthode de tri qui vous permet de mieux vous organiser.

Par exemple, vous pouvez créer un dossier «À faire», qui contient tous les courriels avec lesquels vous devez faire quelque chose. Ensuite, nommez en un «En attente» qui signifie que vous êtes en attente d’une réponse de la part de quelqu’un avant que vous puissiez poursuivre votre travail. Vous pouvez aussi nommer un dossier «Clients» où il y aura un dossier pour chacun des clients. Le but est de réduire la quantité de dossier afin que votre liste ne soit pas trop longue.

2. Créer des classements automatiques

Si vous utilisez Outlook, vous pouvez créer des classements automatiques, de sorte que selon l’objet du courriel, il se retrouvera automatique dans le bon dossier.

Si vous recevez par exemple un courriel qui a pour titre «Inscrivez-moi», il se retrouvera automatiquement dans le dossier «Inscription». Vous ne pouvez pas mieux vous retrouver !

Vous pouvez créer des classements automatiques à partir de sujets, de l’émetteur, du contenu ou d’autres informations. Vous pouvez également faire en sorte que chaque courriel reçu de votre patron soit automatiquement coloré. De cette façon, ses courriels attirent votre attention.

Prenez 15 minutes pour vous organiser et cela vous sauvera bien du temps !

3. Faire le ménage

Vous avez besoin de faire un énorme nettoyage de votre boîte courriels, de la même façon qu’on organise un grand ménage de notre maison.

-Créez un dossier que vous allez appeler «Ménage» ou quelque chose de semblable.

-Prenez chaque courriel de votre boîte de réception et transférez-le dans le dossier «Ménage». Vous ne les avez pas encore perdu. Ils sont toujours-là !

-Par la suite, transférer les messages qui se retrouvent dans «Ménage» dans le dossier approprié.

Travaillez toujours depuis les dossiers «À faire» ou «Ménage», jamais de votre boîte de réception. Pas plus d’une fois par heure, retournez à votre boîte pour transférer vos courriels dans le bon dossier.

4. Supprimer ses courriels

Même si vous avez réussi à organiser vos courriels, cela ne signifie pas qu’il faut tous les garder.

Peut-être que vous devez les archiver pour le travail, mais à la maison c’est inutile. Pensez également à vider vos messages envoyés, vous n’avez pas besoin de tous les garder.

Vous vous sentirez mieux et plus organisée avec une boîte de réception vide. Soyez une secrétaire organisée dans vos courriels…au lieu d’être une accumulatrice!



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