Comment s’en sortir avec les tâches chronophages

, par Louise Proulx.

Les journées de travail passent souvent à la vitesse de l’éclair, tellement que plusieurs de vos tâches sont laissées en plan à la fin de la journée. Souvent, cela est dû aux tâches chronophages, vous savez les imprévus qui demandent trop de temps ou qui vous en font perdre, comme les réunions interminables, les recherches Internet qui n’aboutissent pas, les commérages des collègues…

Il est cependant possible de développer des réflexes afin de réduire la durée de ces tâches imprévues. Le Journal du Net donne de bons conseils pour demeurer efficaces malgré tout. Les voici :

Les réunions interminables. Avouons-le, c’est énervant ! Surtout quand une tonne de dossiers à ranger est empilée sur le coin de votre bureau. Vous n’êtes peut-être pas obligée de participer à toutes les réunions. Quand on vous sollicite, évaluez la pertinence de votre présence. Si vous n’êtes pas indispensable, passez votre tour.

Un emploi pour vous?

Le flot continu des courriels. Les courriels qui rentrent à toutes les deux minutes peuvent faire perdre un temps fou. D’abord, efforcez-vous de ne pas aller les lire systématiquement. Installez-vous un système de priorité en utilisant les outils « indicateurs », les filtres anti-spam, etc. Vous pouvez également classer vos messages par expéditeur, ce qui vous permettrait d’aller toujours au plus important et vous perdrez moins de temps à chercher une information ou à lire des messages qui ne vous concernent pas.

Les demandes impromptues du patron. Évidemment, les demandes du patron sont toujours prioritaires. Il n’empêche que ces demandes retardent votre travail. Alors réagissez rapidement en vous posant la question : « Est-ce si urgent ? » Si ce n’est pas le cas, vous pouvez rappeler à votre patron que vous avez d’autres priorités. Il comprendra.

La rédaction de lettres : temps perdu à trop réfléchir. Cela fait pourtant partie des tâches de plusieurs secrétaires, alors ne perdez pas trop de temps là-dessus. Pour ce faire, faites-vous un plan précis et tenez-vous y ! De cette façon, vous ne serez pas obligée de faire plusieurs versions, mais une seule que vous réviserez simplement au bout de l’exercice.

Remplir des formulaires. Ça fait aussi partie des tâches des adjointes. Pourtant, le temps passé à remplir toute cette paperasse ne vous en donne pas pour faire autre chose. Pour amoindrir le mal, gardez ces tâches plates pour les moments où vous vous sentez moins productive (en fin d’après-midi pour certaines).

Les conversations informelles et le commérage. Ça arrive à tout le monde : un collègue déprimé ou simplement bavard vous accroche dans le corridor et voilà que vous venez de perdre une demi-heure. Bien sûr, vous devez rester ouverte et ne pas nécessairement passer votre journée à fixer votre ordinateur, mais imposez-vous quelques limites. Tout en vous excusant d’avoir à retourner travailler, dites à ce collègue qu’il vous fera plaisir, par exemple, de dîner avec lui . Les discussions aux pauses café ne doivent pas non plus s’éterniser pour qu’elles ne grugent pas trop sur votre temps de travail.

Collègues qui vous demandent trop. Certains collègues passent leur temps à vous demander assistance. Encore une fois, posez vos limites. Faites-leur comprendre que vous avez du travail et que vous ne pouvez pas être à leur disposition en tout temps.

Problèmes informatiques. Ils peuvent transformer votre journée en cauchemar. Il s’agit qu’un bug survienne ou que vous ne maîtrisiez pas un logiciel pour perdre votre précieux temps. Pour résoudre ce problème, il n’y a qu’une solution : apprendre. Lisez les tutoriels, suivez des formations. Si le problème vient de votre ordinateur qui est trop vieux, exigez-en un nouveau.



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