GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc.

GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc. est une entreprise de gestion immobilière commerciale, dans le centre-ville de Montréal et recherche un(e) secrétaire administrative et d’accueil pour compléter leur équipe afin de gérer un portfolio immobilière commerciale d’environ 700,000 pieds carrés.

Vos responsabilités :

Accueil

• Accueillir les visiteurs et prévenir l’intéressé du rendez-vous
• Réceptionner et filtrer les appels et emails des interlocuteurs (prospects, locataires, fournisseurs, employés…), les synthétiser, les transmettre et les suivre
• Préparation et envoie des courriels
• Gestion des courriers et courriels entrants de sortants
• Garantir une trace de tous les échanges entre la société et les intervenants internes et/ou externes

Administration

• Organiser, stocker les documents et maintenir un classement physique et informatique des dossiers des locataires, fournisseurs et autres…
• Recevoir, enregistrer et transmettre les demandes des locataires et en assurer le suivi
• Rédiger et suivre les demandes de travaux des locataires
• Rédaction, envoie et suivi des PO avec les fournisseurs
• Rédaction et envoi de nos besoins aux fournisseurs et synthétiser les offres reçues
• Tenir à jour le journal d’achats et transmission des dossiers de payables à la comptabilité
• Tenir les stocks de fournitures à jour et veiller à sa bonne gestion

Support

• Responsable de la bonne présentation des locaux administratifs, de l’accueil, la salle de réunion…
• Responsable de la préparation de la salle de réunion avant les rendez-vous
• Véhicule une excellente image de la société

Nous offrons en plus :

• Emploi permanent
• Équipe jeune et dynamique
• Stationnement gratuit

Votre profil

• Excellente présentation
• Excellente capacité de communication et contact
• Sens du service et adaptabilité
• Excellente capacité d’organisation et résistance au stress

Vos connaissances

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique (atout).
• Bilingue anglais/français
• Maitrise du MS Office
• Expérience de 10 ans réussie à un poste similaire

Type d’emploi :

• Temps plein
• Permanent
• Lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 (37.5h/semaine)
• Paie par quinzaine
• Salaire : à partir de 21$/heure