Chantal Lachapelle : le pompier de la direction des affaires juridiques

Notre secrétaire de la semaine est adjointe de direction au Tribunal administratif du Québec depuis quatre ans.

Nous lui avons posé quelques questions à propos de son parcours.

Comment avez-vous obtenu votre poste?

Oh mon doux, c’est toute une histoire! J’étais travailleuse autonome. Ça faisait presque 14 ans que j’étais à mon compte. Toute l’instabilité que ça amenait du côté financier m’a convaincue que j’avais besoin de quelque chose de plus régulier. J’avais de la misère avec les écarts de salaire d’un mois à l’autre.

J’ai décidé de passer le concours pour la fonction publique. Ça n’a pas été long! Je pense que trois mois après, j’avais passé une entrevue. Ce qu’on me proposait, c’est un contrat de seulement trois mois. C’était un remplacement d’une personne en maladie. C’est audacieux, mais j’ai décidé d’accepter.

Seulement trois mois?

La personne qui avait pris le remplacement auparavant, ils ont eu de la difficulté avec son attitude. Ils ont joué plus prudent avec moi.

Au bout de deux ans, on a demandé que j’aie ma permanence, mais c’est un processus qui dure deux ans. Je l’ai eue en avril dernier.

Que faisiez-vous auparavant?

J’étais audiotypiste. Je faisais de la transcription. Mes clients, c’était des traducteurs. Je traduisais le fichier audio qu’ils m’envoyaient par Internet. J’avais ma pédale et mon casque d’écoute, et je tapais les traductions. J’ai fait ça 13 ans.

Vous avez donc été travailleuse autonome longtemps!

Moi, je suis une travailleuse autonome dans l’âme! J’ai déjà eu une garderie auparavant. À ma grande surprise, au tribunal j’ai encore de la liberté. La patronne n’est pas souvent là, et même quand elle y est j’ai beaucoup de latitude.

Je sens que j’ai cette liberté-là, et c’est quelque chose que je pensais perdre! En arrivant dans un milieu salarié, je m’attendais à avoir des patrons très encadrants.

Dans le poste que j’occupe, ce n’est pas le cas et ça, j’apprécie beaucoup ça.

Quel est votre plus grand défi au travail?

Arriver à éteindre plusieurs feux simultanément! Moi, je suis le bureau de la convergence; tout arrive à mon bureau. Dès qu’il y a un problème, c’est à mon bureau que ça va.

Un autre défi, c’est d’arriver à se concentrer malgré que je suis souvent sollicitée d’un bord et de l’autre. Quand je fais un travail de révision à mon bureau, c’est sûr et certain que je me fais déranger plusieurs fois. Un manque de crayon, un problème d’imprimante : tout ce qui peut arriver dans un bureau, c’est chez nous que ça aboutit.

Quand je fais un travail qui me demande plus de concentration, je vais me cacher! (Rires)

On vient vous déranger combien de fois par jour?

Ça ne se calcule même pas! Mon Dieu, on est venu me voir six ou sept fois depuis ce matin. Je n’appelle pas ça me faire déranger, parce que pour moi, c’est un travail de soutien. Je soutien toute l’équipe, autant la directrice que les avocats.

À quel sujet on est venu vous voir aujourd’hui, par exemple?

Toutes sortes d’affaires! Ce matin, l’imprimante ne fonctionnait pas bien. Alors tu dis de la fermer. Ils reviennent en disant : « Il est où, le bouton? »

Ou encore : « J’ai un Power Point à faire, je dois intégrer un tableau, je ne sais pas comment! Veux-tu me le faire? ».

C’est à tous les niveaux. Moi, je suis une débrouillarde, ils l’ont compris vite! Je deviens la personne ressource au sein du bureau. Quand je n’ai pas la réponse, ils savent que je vais faire ce qu’il faut pour aller la chercher.

Les gens viennent me voir en me disant : « Je veux prendre congé, penses-tu que la directrice va me l’accorder? ». Je n’ai pas ce pouvoir-là, mais ils me le demandent avant la directrice pour tâter le pouls. Je suis comme entre la directrice et les employés, la transition entre les deux.

Et vos tâches officielles, quelles sont-elles?

De la gestion d’agenda, réviser la mise en page des documents de la directrice et des avocats, et parfois du bureau de la présidence quand la secrétaire est absente.

Je collabore au processus d’embauche des nouveau employés autre qu’avocats. Je dépouille les CV, j’élabore le processus d’entrevue.

Je traite le courrier, les déplacements, les frais de voyage. Je remplace la secrétaire juridique pendant ses congés et ses vacances. Je soutiens les employés et les avocats.

On m’a offert un cours de Word avancé, de Power Point avancé, et la semaine prochaine ce sera Excel. S’il y a un problème au niveau bureautique, je suis la référence.

Je commande aussi des livres à la bibliothèque et je fais la reddition de comptes, et toutes les autres tâches jamais répertoriées mais qu’on fait quand même.

Vous êtes pas mal occupée!

Ce n’est pas si pire, on a l’erre d’aller pis ça va bien. Moi, je n’ai pas un bureau empilé de dossiers. Je traite mes dossiers au fur et à mesure. Je ne prends pas de retard. Quand ça déborde, je suis toujours capable de récupérer.

Quelle est la prochaine étape professionnelle pour vous?

J’ai demandé une promotion, que j’ai obtenue, comme technicienne en administration. Je garde mes tâches actuelles pis on ajoute le traitement des demandes d’accès à l’information. Ça, c’est quand même un gros volet, puisqu’il y a plusieurs demandes qui arrivent par jour, et ça doit être traité en-dedans de 20 jours. Ça, c’est nouveau pour moi.

Wow! Allez-vous survivre?

(Rires)

Moi, je suis le pompier de la direction des affaires juridiques!