Courrier : choisir sa formule de politesse

Quand votre patron vous demande d’écrire rapidement un mot de remerciement à un supérieur, assurez-vous d’utiliser les bonnes expressions de politesse...

Que ce soit pour un courrier administratif ou commercial, les secrétaires disposent d’un grand choix de formules adéquates. Voici ce que propose le site Kalligo.com:

Les règles à respecter

Soyez simple et sobre dans votre expression. Inutile d’en faire trop. Utilisez par exemple «l’expression de nos sentiments» ou «Je vous prie de croire à l’assurance de notre considération (ou de nos salutations)», et vous pouvez faire varier les formules en jouant sur la construction verbale. Par exemple: «Nous vous prions de croire», «veuillez croire», «veuillez agréer», ou «recevez».

Bon à savoir : préférez l’utilisation de «recevez» ou «nous vous prions» plutôt que «veuillez croire» et «veuillez agréer», qui sont plus directives.

Les pièges à éviter

En tant que femme, vous ne devez pas envoyer vos «sentiments» à un homme, mais plutôt votre «considération». Faites l’impasse sur l’expression «salutations distinguées», en particulier dans un courrier adressé à un client. L’adjectif «distinguées» induit que l’on se place hiérarchiquement au-dessus de l’interlocuteur auquel on s’adresse.

Evitez les formules telles que «très haute considération», à réserver exclusivement à des personnalités institutionnelles ou politiques.

Quelle formule pour quel destinataire?

Les formules de politesse varient suivant le degré d’intimité et de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. Dans vos relations de travail, vous devez terminer votre courrier avec:

• Si vous connaissez votre interlocuteur : «(très) cordialement, avec toutes mes pensées affectueuses, affectueusement, recevez, cher Monsieur, l’assurance de mes sentiments les plus amicaux», etc.;
• Si vous ne connaissez pas votre interlocuteur : «distingué»;
• S’il s’agit d’un homme : «veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs»;
• S’il s’agit d’une femme : «recevez, chère Madame, l’assurance de mes sentiments les meilleurs», «recevez, chère Madame, l’assurance de mes sentiments les plus respectueux»;
• Si le sexe du destinataire est inconnu : «je vous prie d’agréer mes meilleures salutations».

Enfin, pour remercier d’un service rendu, vous pouvez opter pour la formule: «Veuillez croire, Monsieur, à l’assurance de ma profonde gratitude».

Bon à savoir : de préférence, utilisez la majuscule dans les expressions «Monsieur le Préfet », «Monsieur le Ministre».

La conclusion

Toujours de rigueur, la conclusion doit être distincte de la formule de politesse. Elle se résume en une phrase courte et précise. Elle peut être utilisée pour remercier, se tenir à la disposition du destinataire, demander de la compréhension, émettre des souhaits ou donner des assurances.