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Le Top 10 des lectrices : les meilleures façons de faire un suivi avec son patron
Florence Tison
30 mai 2019
Bon à savoir
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L’appel à toutes d’une lectrice cette semaine a généré tellement de commentaires que nous n’avons eu d’autre choix que d’en faire notre Top 10! Alors, quels étaient vos trucs?
« Comment effectuez-vous vos suivis avec votre supérieur lorsqu’il vous délègue des tâches? » demandait cette semaine une lectrice à ses comparses adjointes sur la page Facebook de Secrétaire-inc. Vous avez été nombreuses à la conseiller, et nous avons compilé vos réponses pour en faire un Top 10!
Voici vos meilleures façon de faire un suivi avec votre patron.
En dixième position : la plateforme de gestion du travail Asana, que Jenny Dubé «aime bien utiliser». Le logiciel permet la collaboration simultanée et le suivi de toute l’équipe. « On écrit au fur et à mesure et le patron peut aller consulter au besoin, » indique l’adjointe.
« Avec ma directrice adjointe, on dîne ensemble tous les lundis pour faire les suivis qu'on n'a pas le temps de faire durant les heures régulières, nous dit Audrey Lafleur. Je prends des notes des sujets “non urgents la terre va pas arrêter de tourner si on le fait pas durant la semaine” et on se jase de ça. Il faut dire qu'on s'entend vraiment bien et qu'on a beaucoup de plaisir ensemble! »
C’est le truc que Dominique Talbot partage avec nous!
« Le compte-rendu peut se faire en fichier Excel et avoir un mode de suivi de correction. Tu pourras y voir les correctifs, par qui et quand. Le fichier peut être consultable à tout moment. Tous mes dossiers qui demandaient un suivi étaient versés dans un fichier partagé. Tu peux aussi donner la possibilité de voir mais pas nécessairement de faire des modifications. »
Comme Manon Bélisle l’explique, c’est « un logiciel interactif avec la possibilité de faire des rappels... Vraiment intéressant comme outil. » Il est à noter qu’il s’agit aussi de l’outil de travail de votre humble journaliste ci-présente. Ça a CHANGÉ MA VIE.
Voici enfin notre vieil ami Excel! (Qui a des airs de famille avec Smartsheet.) « Moi, personnellement, j’utilise Excel pour tous mes suivis avec mon supérieur, » indique Manon Bélisle.
« Pour ma part, j'utilise un document Excel auquel nous avons accès tous les deux, souligne Vanessa Benoît. De cette façon, mon gestionnaire peut le consulter à son gré. »
Une application bien utile, Trello! Valentina Braguta l’appelle à juste titre « l’outil des suivis », et Cindy Roberge est bien d’accord.
« J'aime beaucoup Trello car vous pouvez suivre l'évolution des projets les deux sans faire de compte rendu. Il suffit d'écouter un tuto sur YouTube pour savoir comment l'utiliser en mode Kanban et l'expliquer à votre patronne ensuite. C'est un bijou d'application! »
Juste avant le top trois, on retrouve Office 365. One Drive, Notes, Outlook... toute cette « nouvelle technologie » associée à Office 365 enthousiasme beaucoup Anne-Marie Leroux.
« Ça me permet de mettre ma liste de tâches et suivis sur Notes et de l'enregistrer dans One Drive (cloud) où mon patron a accès en tout temps. Il peut toujours voir où je suis rendue! Merveilleux outil, aussi pour le travail en équipe ou à distance. Cela a réglé beaucoup de nos problèmes. »
N’oublions pas Outlook et ses Tâches, avec lesquelles Lyne Lavoie fait ses suivis!
« OneNote, c'est génial car vous y avez accès les deux, » assure Cindy Roberge, et Chantale Côté approuve : « Nous utilisons OneNote ma gestionnaire et moi. C’est très efficace! »
Stephanie Robin répond au courriel de son patron avec : « Fait ». Simple, clair, efficace, et comme elle le dit elle-même, « pas de niaisage ».
« Je mets toujours une note dans le haut des courriels de mon patron pour mentionner si c’est fait ou où est-ce que j’en suis, poursuit Kim Lévesque. Ainsi je sauve l’envoi d’un courriel qui se retrouve en doublon dans sa boîte. Il n’a qu’à refaire le tour de ses courriels pour savoir où j’en suis. »
Kim explique même comment on fait! « Avec Lotus Note, vous n’avez qu’à double cliquer dans le courriel lorsqu’il est ouvert. Vous allez pouvoir écrire dedans et en le refermant le tout va s’enregistrer. Dans Outlook, il faut cliquer sur Actions dans la barre d’accueil et cliquer sur Modifier le message. Vous pourrez alors écrire dedans et en refermant le courriel votre note s’enregistrera! »
Christine Gariépy, elle, coche dans Outlook les courriels dont elle a pris connaissance ou dont le suivi a été fait.
Pour Jenny Dubé, ça dépend : « Le patron me donne une liste de tâches, je lui fait un compte-rendu de l'avancement des tâches en fin de journée et j'envoie le tout par courriel. Si c'est un patron qui a trop de courriels, je lui imprime et lui mets sur son bureau ou son clavier. S'il m'a envoyé la tâche par courriel, je répond au courriel "done". »
Même si les paroles s’envolent et les écrits restent, il reste qu’il vaut souvent mieux se parler pour se comprendre. En première position de notre top 10 : la réunion ou simple rencontre, bref, on se parle!
« Nous avons toujours une rencontre le lundi après midi, témoigne Nancy Leblanc, où l'on fait le tour des dossiers et des signatures, et je lui fait des comptes rendus à ce moment. »
Pour Kim Lévesque, Marie-Andrée Lemire et Christine Gariépy, on parle de réunions hebdomadaires, « ou plus souvent au besoin pour voir ce qui a été fait ou pour donner un état des lieux, indique Christine. Faut insister, certain(e)s ne priorisent pas l'adjointe, or c'est essentiel. »
Jane Blackburn, elle, rencontre son supérieur quelques minutes à chaque jour. « Ça va plus vite que de tout documenter! »
Vous avez un compte Microsoft? Manon Fauvel, oui, et sa To Do List lui est bien utile pour les suivis. « Une fois la tâche effectuée, elle apparaît barrée (strike out) ou elle disparaît une fois cochée “terminée” selon le choix de l'utilisateur. »
Le bon vieux papier, ça ne se démode pas! « Moi, j’ai un document pré-fait que je remplis par la suite en ajoutant les informations nécessaires, » illustre Roxanne Girard-Potvin. Ensuite, on imprime, on le lui remet, et on envoie une copie par courriel au cas où.
« Comment effectuez-vous vos suivis avec votre supérieur lorsqu’il vous délègue des tâches? » demandait cette semaine une lectrice à ses comparses adjointes sur la page Facebook de Secrétaire-inc. Vous avez été nombreuses à la conseiller, et nous avons compilé vos réponses pour en faire un Top 10!
Voici vos meilleures façon de faire un suivi avec votre patron.
10. Asana
En dixième position : la plateforme de gestion du travail Asana, que Jenny Dubé «aime bien utiliser». Le logiciel permet la collaboration simultanée et le suivi de toute l’équipe. « On écrit au fur et à mesure et le patron peut aller consulter au besoin, » indique l’adjointe.
9. Dîner
« Avec ma directrice adjointe, on dîne ensemble tous les lundis pour faire les suivis qu'on n'a pas le temps de faire durant les heures régulières, nous dit Audrey Lafleur. Je prends des notes des sujets “non urgents la terre va pas arrêter de tourner si on le fait pas durant la semaine” et on se jase de ça. Il faut dire qu'on s'entend vraiment bien et qu'on a beaucoup de plaisir ensemble! »
8. Partage de fichiers
C’est le truc que Dominique Talbot partage avec nous!
« Le compte-rendu peut se faire en fichier Excel et avoir un mode de suivi de correction. Tu pourras y voir les correctifs, par qui et quand. Le fichier peut être consultable à tout moment. Tous mes dossiers qui demandaient un suivi étaient versés dans un fichier partagé. Tu peux aussi donner la possibilité de voir mais pas nécessairement de faire des modifications. »
7. Smartsheet
Comme Manon Bélisle l’explique, c’est « un logiciel interactif avec la possibilité de faire des rappels... Vraiment intéressant comme outil. » Il est à noter qu’il s’agit aussi de l’outil de travail de votre humble journaliste ci-présente. Ça a CHANGÉ MA VIE.
6. Excel
Voici enfin notre vieil ami Excel! (Qui a des airs de famille avec Smartsheet.) « Moi, personnellement, j’utilise Excel pour tous mes suivis avec mon supérieur, » indique Manon Bélisle.
« Pour ma part, j'utilise un document Excel auquel nous avons accès tous les deux, souligne Vanessa Benoît. De cette façon, mon gestionnaire peut le consulter à son gré. »
5. Trello
Une application bien utile, Trello! Valentina Braguta l’appelle à juste titre « l’outil des suivis », et Cindy Roberge est bien d’accord.
« J'aime beaucoup Trello car vous pouvez suivre l'évolution des projets les deux sans faire de compte rendu. Il suffit d'écouter un tuto sur YouTube pour savoir comment l'utiliser en mode Kanban et l'expliquer à votre patronne ensuite. C'est un bijou d'application! »
4. Office 365
Juste avant le top trois, on retrouve Office 365. One Drive, Notes, Outlook... toute cette « nouvelle technologie » associée à Office 365 enthousiasme beaucoup Anne-Marie Leroux.
« Ça me permet de mettre ma liste de tâches et suivis sur Notes et de l'enregistrer dans One Drive (cloud) où mon patron a accès en tout temps. Il peut toujours voir où je suis rendue! Merveilleux outil, aussi pour le travail en équipe ou à distance. Cela a réglé beaucoup de nos problèmes. »
N’oublions pas Outlook et ses Tâches, avec lesquelles Lyne Lavoie fait ses suivis!
3. OneNote
« OneNote, c'est génial car vous y avez accès les deux, » assure Cindy Roberge, et Chantale Côté approuve : « Nous utilisons OneNote ma gestionnaire et moi. C’est très efficace! »
2. Le courriel
Stephanie Robin répond au courriel de son patron avec : « Fait ». Simple, clair, efficace, et comme elle le dit elle-même, « pas de niaisage ».
« Je mets toujours une note dans le haut des courriels de mon patron pour mentionner si c’est fait ou où est-ce que j’en suis, poursuit Kim Lévesque. Ainsi je sauve l’envoi d’un courriel qui se retrouve en doublon dans sa boîte. Il n’a qu’à refaire le tour de ses courriels pour savoir où j’en suis. »
Kim explique même comment on fait! « Avec Lotus Note, vous n’avez qu’à double cliquer dans le courriel lorsqu’il est ouvert. Vous allez pouvoir écrire dedans et en le refermant le tout va s’enregistrer. Dans Outlook, il faut cliquer sur Actions dans la barre d’accueil et cliquer sur Modifier le message. Vous pourrez alors écrire dedans et en refermant le courriel votre note s’enregistrera! »
Christine Gariépy, elle, coche dans Outlook les courriels dont elle a pris connaissance ou dont le suivi a été fait.
Pour Jenny Dubé, ça dépend : « Le patron me donne une liste de tâches, je lui fait un compte-rendu de l'avancement des tâches en fin de journée et j'envoie le tout par courriel. Si c'est un patron qui a trop de courriels, je lui imprime et lui mets sur son bureau ou son clavier. S'il m'a envoyé la tâche par courriel, je répond au courriel "done". »
1. La rencontre… face à face!
Même si les paroles s’envolent et les écrits restent, il reste qu’il vaut souvent mieux se parler pour se comprendre. En première position de notre top 10 : la réunion ou simple rencontre, bref, on se parle!
« Nous avons toujours une rencontre le lundi après midi, témoigne Nancy Leblanc, où l'on fait le tour des dossiers et des signatures, et je lui fait des comptes rendus à ce moment. »
Pour Kim Lévesque, Marie-Andrée Lemire et Christine Gariépy, on parle de réunions hebdomadaires, « ou plus souvent au besoin pour voir ce qui a été fait ou pour donner un état des lieux, indique Christine. Faut insister, certain(e)s ne priorisent pas l'adjointe, or c'est essentiel. »
Jane Blackburn, elle, rencontre son supérieur quelques minutes à chaque jour. « Ça va plus vite que de tout documenter! »
MENTIONS SPÉCIALES
La To Do List de Microsoft
Vous avez un compte Microsoft? Manon Fauvel, oui, et sa To Do List lui est bien utile pour les suivis. « Une fois la tâche effectuée, elle apparaît barrée (strike out) ou elle disparaît une fois cochée “terminée” selon le choix de l'utilisateur. »
Le document papier
Le bon vieux papier, ça ne se démode pas! « Moi, j’ai un document pré-fait que je remplis par la suite en ajoutant les informations nécessaires, » illustre Roxanne Girard-Potvin. Ensuite, on imprime, on le lui remet, et on envoie une copie par courriel au cas où.
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