Des astuces pour gérer fichiers et courriels

, par Secretaire-inc.

Il est de plus en plus question de gestion de temps dans le travail de la secrétaire. Ne pas oublier de rendez-vous, différer l’envoi d’un courriel ou transférer des fichiers volumineux font partie de nos astuces d’aujourd’hui.

Transférer des fichiers volumineux

Vous devez absolument envoyer plusieurs fichiers par courriel, mais cela vous prendra un temps fou de les transmettre individuellement. Ainsi donc pour envoyer rapidement des fichiers volumineux, comme des photos, des vidéos, rien de tel que WeTransfer.

Un emploi pour vous?

L’opération est gratuite et très simple d’utilisation : il suffit d’ajouter les fichiers à transférer, votre adresse courriel et celle de votre correspondant, un message éventuel et clic, c’est parti. Votre destinataire reçoit les fichiers dans sa boîte et n’a qu’à cliquer pour télécharger.

Différer l’envoi un courriel

Vous devez absolument envoyer un courriel, mais à une heure où vous ne pouvez pas être devant votre ordinateur. Vous souhaitez par exemple être certaine que votre courriel ne se perde pas dans le flot des messages du lundi matin, mais être sûre que votre interlocuteur le reçoive avant midi. Outlook est en mesure de vous aider à choisir à quelle heure l’envoyer.

Dans le cas d’Outlook 2007 et 2010. Préparer votre message, inscrivez l’objet et les destinataires. Dirigez-vous ensuite vers le ruban Option et cliquez tout à droite sur le bouton Différer la livraison.

Dans le cas d’Outlook 2000, 2002, 2003 et XP. Juste au moment d’envoyer, assurez-vous de dérouler le menu Affichage et sélectionnez Options. Ensuite cochez la case «Ne pas envoyer avant», qui se trouve dans la section Option de remise. À vous ensuite de préciser la date et l’heure de l’envoi, puis validez en cliquant sur OK. Ainsi, le message ne partira qu’au moment prévu.

Ne rater plus aucun rendez-vous sur Hotmail

Si vous utilisez souvent Hotmail pour votre travail, il est utile d’apprivoiser son agenda.

Ainsi, si vous voulez lister convenablement et clairement vos rendez-vous, quelques clics suffiront. L’agenda peut même vous envoyer des rappels quelque temps avant.

Pour l’appliquer, afficher le calendrier Hotmail, en cliquant sur Calendrier en bas de la colonne de gauche. Créez un rendez-vous en cliquant sur le lien Nouveau en haut à droite ou bien en sélectionnant n’importe quelle case du calendrier puis il vous suffira de mettre : Ajouter

Ainsi dans la fenêtre qui s’ouvre, précisez l’objet du rendez-vous et aussi son emplacement.



Partagez cette nouvelle!

Laisser un commentaire

Vous devez être connecté pour publier un commentaire.

Les employeurs qui recrutent
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Collège Inter-Dec
  • Gowling WLG
  • La Presse
  • ZSA
  • Espace Physio Forme Inc
  • Desjardins
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.