Écrire un bon procès-verbal en 10 étapes faciles

, par Melissa Pelletier.

Exercice difficile pour quiconque débute dans le métier. Vous y voilà confrontée et vous avez oublié ce qu’on vous a enseigné à l’école? Voici un petit récapitulatif pour vous permettre de faire les choses dans les règles de l’art.

On le sait: écrire de bons procès-verbaux est une compétence essentielle pour toutes les adjointes. Tellement, que beaucoup ont sûrement plus écrit de mots que Stephen King a écrit de romans! Vous avez à faire le compte-rendu d’une réunion importante? Vous ne voulez rien oublier? Voici quelques trucs du site Pratically PA Correct.

1. Système en trois points

Un emploi pour vous?

C’est une excellente façon d’écrire un procès-verbal pour les débutantes. Considérez qu’un procès-verbal doit contenir les points suivants. Rien de plus, rien de moins:

  • Ce qui a été décidé
  • Ce qui a été accompli
  • Ce qui est confirmé et qui est en charge de quelle action

2. Cohérence

Votre procès-verbal devrait être cohérent, et idéalement, vous devriez travailler à partir d’un modèle. Si la compagnie pour laquelle vous travaillez n’en a pas un déjà établi, vous pourriez en proposer un comprenant les informations suivantes:

  • Le nom du comité en réunion
  • La date, l’heure et l’endroit de la réunion
  • Les personnes présentes
  • Les absents
  • Le nom de la personne en charge du procès-verbal
  • Les points à aborder, incluant les détails sur ce qui a été décidé, ce qui a été accompli et ce qui devra l’être
  • Tout autre point pertinent
  • La date de la prochaine réunion

3. Mettez vos notes au propre le plus rapidement possible

Même si la tentation sera forte de faire cette tâche à la dernière minute, c’est moins recommandé. En le faisant rapidement, vous aurez encore en tête les enjeux principaux de la réunion.

4. Évitez les « Il a dit, elle a dit »

Essayez de ne pas tomber dans les dialogues inutiles dans votre procès-verbal. À moins que ce ne soit pertinent, ça ne vaut pas la peine de noter qui a dit quoi.

5. Demeurez neutre

Comme lorsque vous avez assisté à la réunion, demeurez dans la neutralité en écrivant le procès-verbal. Si un conflit survient ou si une personne quitte la salle rapidement, par exemple, notez-le de la manière la plus neutre possible.

6. Assurez-vous que votre procès-verbal soit lisible

Ça peut être facile de tomber dans les tics d’écriture en rédigeant ce genre de document. Voici une liste de termes pour mettre un brin de piquant dans votre procès-verbal:

  • Décider
  • Déclarer
  • Pris en compte
  • Arrangé
  • Croire
  • Déclarer
  • Identifier
  • Détailler
  • Exprimer
  • Garantir
  • Identifier
  • Informer

7. Lisez les documents informatifs

Cette habileté vient bien sûr avec l’expérience, mais tentez dès que possible de vous familiariser avec les détails et les documents reliés aux réunions. En comprenant mieux les enjeux, vous serez plus en mesure de rendre un procès-verbal efficace.

8. Utilisez un bon temps de conjugaison

Le passé simple à la troisième personne. Voici le bon temps de verbe pour écrire des procès-verbaux. Allez-y également avec des initiales plutôt que des noms complets pour sauver du temps.

9. N’ajoutez pas des détails inutiles

Si un rapport ou un document a été passé en réunion, inutile d’inclure ces détails dans le procès-verbal. Mentionnez seulement le papier en question pour que la compagnie puisse s’y référer en cas de besoin.

10. Faites réviser votre travail

Le travail est terminé? Assurez-vous de faire relire votre travail pour éviter toutes les erreurs.

Pour plus de détails, nous vous invitons à relire notre article :  La vraie façon de faire un procès verbal en 2018.



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