Secrétaire administratif (ve)

Montréal

Offre publiée le 2024-05-15

Agence de placement Synergie inc.

Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend!

Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.

responsabilités :

  • rédiger les contrats et les correspondances
  • préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
  • préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
  • coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
  • effectuer des traductions simples
  • compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur excel
  • assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
  • procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
  • assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
  • effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
  • gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
  • confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
  • effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
  • effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
  • sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.
  • Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint (e) administratif (ve)
  • Expérience pratique à titre d’adjoint (e ) administratif (ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
  • Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
  • Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
  • Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
  • Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
  • Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
  • Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
  • Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
  • Aimer travailler en équipe
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