Adjoint(e) aux activités professorales - Sciences comptables

Montréal

Offre publiée le 2024-05-25

HEC Montréal

Rôle et responsabilités

L’adjoint ou l’adjointe aux activités professorales est responsable du secrétariat auprès d'une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Voit à l'organisation matérielle des cours :

  • Crée et met à jour les nouveaux sites de cours sur Zone Cours, transcrit les plans de cours;
  • Transcrit les horaires de cours, prépare les horaires détaillés, établit l’horaire des travaux pratiques;
  • Confirme les cours et les horaires avec les chargés de cours, et leur communique l’information;
  • Commande divers documents pédagogiques;
  • Planifie les devoirs et les questionnaires en ligne et produits les rapports requis;
  • Organise la planification de remise de cas et d’examens;
  • Met en page et assure le suivi des examens;
  • Prépare les fichiers Excel (incluant formules, tableaux et graphiques) pour la compilation des notes;
  • Compile et transmet les résultats intermédiaires et d’examens, en diffuse l’information dans HEC en ligne;
  • Fait imprimer les documents qui doivent être distribués en classe;
  • Assure le suivi pour la correction et les demandes de matériel pédagogique;
  • Assure le suivi des travaux dirigés et des stages, compile et transmets les informations aux différents responsables.
  • Voit à l'organisation des séminaires de recherche :
  • S’occupe des réservations d’hôtel, de restaurant, de salles, etc.;
  • Commande les affiches;
  • Envoi les invitations;
  • Organise les rencontres avec le conférencier et les membres du département;
  • Procède au remboursement des dépenses des conférenciers.
  • Reçoit les étudiants et les visiteurs et les dirige aux endroits appropriés. Répond au téléphone et fournit divers renseignements.
  • Informe les professeurs, maîtres d’enseignement et les chargés de cours des procédures à suivre concernant les examens, la remise des notes, les demandes de révision d'examens et assure l'organisation matérielle des cours.
  • Dépouille le courrier et le transmet aux personnes concernées. Prépare de sa propre initiative les réponses courantes et la correspondance générale.

Effectue la recherche, la cueillette et l'agencement de renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance.

Prépare divers documents (lettres, textes, tableaux et graphiques, travaux pratiques, examens, quiz, sondage, présentations, rapports );

compile des données, saisit les textes, les corrige, et prépare la mise en page selon les spécifications demandées. Transcrit et corrige des textes, en langue française et en langue anglaise.

  • Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.
  • Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal : Demandes d’autorisation d’engagement;
  • Demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel;Demandes de bourse;En l’absence de l’adjointe à la direction peut, à l’occasion, faire des demandes de paiement pour chèque, pour frais de voyage et de représentation;

Tout autre formulaire interne à HEC Montréal.

Au besoin

Prépare les documents nécessaires aux dossiers de subvention de recherche des professeurs, au curriculum des nouveaux cours, etc.

et photocopie ces différents textes.

  • Lors de l’absence de l’adjointe à la direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.
  • Prépare les dossiers et assure l’organisation logistique des réunions de coordination.
  • Vérifie l’inventaire et s’assure de l’approvisionnement du matériel et des fournitures de bureau nécessaires au fonctionnement de son secteur de travail.
  • Effectue la mise à jour de pages Web.
  • Soutien techniquement les professeurs dans l’utilisation de certains logiciels.
  • Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Section 3 bleue

Profil recherché

  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*
  • Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite
  • Connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite
  • Excellente connaissance de l’environnement Excel;
  • Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)
  • Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, WorldPress, Rhytmyx, etc.
  • Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira.
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles
  • Autonomie, initiative et discrétion
  • Capacité de travailler de façon autonome ou en équipe selon les besoins
  • Capacité de travailler sur plusieurs dossiers simultanément et à l’intérieur de délais restreints
  • Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérience jugée pertinente pour le rôle.

Section 4 grise

Avantages

  • 23 jours de vacances annuelles après un an de service
  • 16 jours fériés
  • Horaire estival : 10 vendredis d'été
  • Aménagement de temps de travail : mode hybride
  • Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
  • Programme d’assurances collectives
  • Régime de retraite à prestations déterminées
  • Accès à un service de télémédecine

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24 days ago