Secrétaire classe I

Montréal

Offre publiée le 2024-06-01

Corporation Urgences Santé

Urgences-santé valorise et encourage le développement de ses employées et employés ainsi leurs candidatures seront traitées en priorité

Urgences-santé en bref c’est presque 1700 employés, 1000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert 18 salles d’urgence, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval.

Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence au Québec.

De plus, nous sommes des leaders en recherche préhospitalière d’urgence avec une vingtaine d’études collaboratives en cours

Libellé de la convention collective - Poste Sécrétaire classe 1

Personne qui assiste un ou des gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis.

Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal.

Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique.

Elle doit posséder une bonne connaissance des méthodes et de la routine de bureau utilisées dans l’exercice de ses attributions.

Sommaire de l'emploi

Sous l’autorité du directeur adjoint stratégies, performance et recherche, le titulaire du poste exerce des fonctions administratives en assumant des tâches de secrétariat.

Il collabore au déroulement des activités de l'unité administrative en assumant les tâches et suivis requis. Il supporte également le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Tâches et responsabilités

  • Rédige ou reproduit, sur traitement de texte, des lettres, notes de service, documents et courriels à partir de notes ou directives, les corrige au besoin et assure l’impression ou la numérisation;
  • Effectue diverses opérations de soutien administratif telles que : saisie et compilation de données, préparation de tableaux, chiffriers ou graphiques, préparation de requêtes administratives internes diverses, suivi des dossiers des employés;
  • Reçoit des appels téléphoniques;
  • Accueille avec courtoisie les visiteurs;
  • Complète hebdomadairement le formulaire de commande pour le matériel de bureau;
  • Convoque les rencontres et les participants concernés, réserve la salle et le matériel informatique, lorsque requis. Réunit les documents, prépare les projets d'ordre du jour ou autres dossiers requis, en vérifie la présentation et en assure la diffusion auprès des participants;
  • Compile les choix de vacances;
  • Apporte un suivi pour toute question concernant les dossiers en cours et transmet à son supérieur toutes questions particulières qui excèdent les suivis habituels ou les politiques, normes ou pratiques en vigueur;
  • Dépouille le courrier, analyse le contenu, le transmet aux personnes concernées et effectue la correspondance courante en faisant la recherche et la cueillette des renseignements nécessaires;
  • Accomplis toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Pour le Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

  • Reçoit les appels téléphonique de l'Accès à l'information, répond aux questions, prend les messages et en assure le suivi;
  • Analyse le contenu et codifie dans RDAI les demandes d’accès à l’information reçues et les transmets aux personnes concernées;
  • Assure le maintien à jour des dossiers de demandes d’accès et du classement;
  • Mets en page et corrige certains documents du Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, les imprime et les diffuse en fonction des processus établis;
  • Rédige des projets de réponses aux demandes reçues.

Pré-requis

Formation et expérience

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur;
  • Un minimum de deux (2) ans d'expérience dans un poste similaire, ou un minimum d'une (1) année de service à la Corporation d’urgences-santé sont réputées répondre aux exigences d’expériences à la Corporation.
  • De l'expérience pertinente peut compenser pour de la scolarité manquante

Compétences personnelles et professionnelles

  • Excellente maîtrise du français oral et écrit;
  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise;
  • Maîtrise des logiciels informatiques de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.);
  • Habileté à rédiger de la correspondance à partir d’idées maîtresses;
  • Sens de l’organisation et minutie;
  • Entregent et discrétion;
  • Excellente approche client;
  • Autonomie et sens de la débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression.

Conditions de travail et rémunérations

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
  • 20 jours de vacances après un an travaillé;
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille

Rémunération : 22,31 $ à 30,11 $ de l'heure selon l’expérience.

1 hour ago