Adjoint administratif - Immobilier

Montréal

Offre publiée le 2024-06-14

Confidentiel

Emplacement : Montréal, Métro de la savaneDurée : Temps plein, permanentHoraire : 9h à 17 : 00 du lundi au vendredi, 35h semaine, flexibleMode de travail : Télétravail 2 jours par semaineNotre client est une société de conseils en immobilier commercial axé sur les locataires de comptes nationaux.

L’entreprise est en forte croissance et ils ont donc créé un poste d’adjoint administratif afin de répondre à la demande grandissante.

À propos du rôle Relevant du Chef de l’exploitation, l'adjoint administratif travaillera aux côtés d'une équipe de professionnels de l'immobilier.

Il veillera à ce que les obligations des clients soient respectées en remplissant diverses tâches administratives, notamment : résumé des baux, vérification et paiement des factures, établissement de rapports et mise à jour de divers logiciels de gestion des baux.

Pour réussir dans cette fonction, l'adjoint administratif doit avoir un esprit d'équipe et un sens aigu du service à la clientèle.

Il doit également être capable de gérer une charge de travail importante grâce à une excellente gestion du temps et avoir de solides compétences pour communiquer avec les collègues, les propriétaires et les clients.

Responsabilités principales· Vérifier les factures, les valider, les contester (si nécessaire) et préparer le paiement.· Saisir et numériser toutes les factures dans le logiciel de gestion des baux avec les notes appropriées.

Lire, saisir et mettre à jour les informations relatives aux baux dans le logiciel de gestion des baux (c'est-à-dire les nouveaux baux, les renouvellements, les sous- baux, les coordonnées du propriétaire, etc.

en temps voulu.· Préparer et envoyer des rapports à l’interne et à l’externe selon les besoins.· Contacter les propriétaires pour obtenir l’état des résultats d’exploitation et les ajustements.

  • Effectuer des audits au bureau sur les propriétés louées par les clients.· Identifier les possibilités de vérification des baux complets et les communiquer au vérificateur des baux.
  • Assurer le contrôle de la qualité et la vérification des données saisies dans le logiciel de gestion des baux (c'est-à-dire deuxième examen de tous les paiements, de la facturation, des dépôts, des rapports externes, de l’information sur les baux).
  • Surveiller les changements et les tendances des pratiques comptables courantes du secteur.· Communiquer avec les clients selon les besoins.
  • Accomplir d’autres tâches d’administration de baux, selon les besoins.Avantages· Groupe d'assurances collectives (dentaire, optique, médical)· REER : l’employeur cotise jusqu’à 2000$ par année· Horaire très flexible· Mode hybride· Forfait Vacances avantageux· Bureau rénové· Grande cuisine avec plusieurs collations et café· Ambiance de travail chaleureuseCompétences et habiletés recherchées· 2 ans d'expérience en administration dans le domaine de l’immobilier.
  • Souci du détail et approche ciblée et avertie pour examiner attentivement toutes les informations entrantes et sortantes liées au travail.
  • Capacité à travailler en équipe et à bien collaborer avec les collègues et les clients.· Expérimenté et avec de solides compétences en informatique et pour l’utilisation des logiciels.
  • 13 days ago