Adjoint administratif/Adjointe administratif

Montréal

Offre publiée le 2024-06-14

Construgep

L'adjoint (e) administratif (ve) est au centre de la gestion du bureau.En plus de s’occuper des tâches administratives quotidiennes, il / elle a comme principale responsabilité de s’assurer que tous les dossiers administratifs soient bien gérés, afin que l’équipe puisse se concentrer sur les projets.

Il / elle joue également un rôle clé dans les projets stratégiques de l’entreprise et est responsable du service à la clientèle du bureau, que ce soit au téléphone ou à l’accueil.

Tâches généralesRépondre au téléphone et diriger les appels aux personnes concernées.Accueillir les visiteurs et les accompagner à la salle de réunionsFaire les réservations de salle de réunions via Outlook.

S’occuper de la gestion des différentes boîtes courriels Outlook : Réception, Carrière, FacturationPublier les offres d’emploi sur nos différentes plateformesGestion du courrierCommander la papeterie et faire les achatsCommander des chèques pour toutes les compagniesFaire les appels de service pour l’entretien du quatrième étageFaire la Commande de puce pour l’accès au bâtimentOuvrir, classer et numériser tous les nouveaux dossiersPréparer les communications, telles que les notes de service, les courriels, les factures, les rapports et toute autre correspondance.

Classement des factures(comptabilité)Faire l’archivage et maintenir la liste à jourRemplir formulaire d’ouverture de compte fournisseurMaintenir les différentes listes à jour : acheteurs autorisés, Projets en cours, ContactsRemplir différents formulaires : MAJ auprès APCHQ, CNESST, RQ, RCFaire la demande de lettre de conformité pour les documents en fin de projetsImprimer les Rapports d’intervention dans l’espace client CNESSTFaire l’ouverture de compte bancaireFaire le dépôt à la banque des chèquesRentrer les dénonciations dans le logiciel MaestroMaintenir l’entretien et le bon fonctionnement de l’imprimanteTravailler en collaboration avec tous les départements Critères et aptitudes obligatoires : Bilinguisme (français et anglais) autant à l'écrit qu'à l'oral.

Un minimum de 3 ans d'expérience comme adjoint(e) administratif (ive).Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Internet, etc.

Bonne capacité à travailler en équipe.Aimer prendre en charge des responsabilités et des initiatives (autonome et proactif).

Sens de l'organisation et du suivi.Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois.Capacité d’établir et gérer les priorités.

Très grand sens de la rigueur et de la responsabilité.Capacité à travailler sous pression.Excellent service à la clientèle

25 days ago