Adjoint administratif/adjointe administrative

Employeur

CPE Le Phénix, coopérative de solidarité

Description de l'entreprise

Centre de la petite enfance

Description de l’offre d’emploi

Sous la supervision de la direction générale, la personne titulaire devra soutenir celle-ci en assurant la qualité du service client et en offrant un support administratif à l’équipe.

Tâches du poste :

• Gestion de l’accueil
  • Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers la personne appropriée
  • Répondre au téléphone et au courrier électronique
  • Ouvrir et distribuer le courrier et les autres documents reçus
• Tenue des dossiers internes
  • Effectuer l’inscription annuelle des enfants au CPE
  • Créer et mettre à jour le dossier des enfants et ceux des parents
  • Créer et mettre à jour les dossiers des employé.e.s
  • Soutenir l’équipe dans l’accueil des nouveaux employés
  • Soutenir la direction générale dans les dossiers de conformité du ministère de la Famille
• Fonctionnement du bureau administratif
  • Rédiger, réviser et relire des documents
  • Coordonner la circulation des renseignements à l'interne et à l’externe de l’organisation
  • Faire le suivi du budget des éducatrices/éducateurs
  • Commander des fournitures de bureau et en tenir l'inventaire
  • Gérer les communications avec les fournisseurs pour l’entretien du bâtiment
  • Organiser des voyages et faire les réservations nécessaires
  • Soutenir la personne responsable dans l’établissement et la tenue des systèmes de classement documentaires
  • Soutenir les employé.e.s du bureau administratif dans leurs tâches
• Soutien à la vie associative
  • Organiser, convoquer, assurer le suivi, préparer les procès-verbaux des rencontres des divers comités internes
  • Agir à titre de secrétaire lors des rencontres du conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions et mettre à jour le registre des résolutions
  • Collaborer au montage du rapport annuel et autres documents

Compétences recherchées :

• DEC en administration ou bureautique
• 3 ans d’expérience dans un domaine pertinent (toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée)
• Facilité à travailler dans un environnement bruyant par moment
• Orientation client empreinte d’empathie, d’écoute et de discrétion
• Sens de l’organisation et de la minutie
• Capacité à s’adapter aux environnements changeants et à apprendre dans l’action
• Esprit d’équipe
• Maîtrise des logiciels de la suite Ms Office

Conditions de travail :

• Horaire de jour, la semaine
• Régime de retraite (50% part employeur)
• Programme d’aide aux employé.e.s (PAE)
• Vacances à 6%
• Jours de congés personnels monnayables
• Travail sur dans les bureaux de l'organisation

L'employé.e sera amené.e à travailler quelques heures par trimestre de soir, lors des rencontres du CA. De plus, certaines activités de formation continue pourraient se tenir le weekend (environ 2x l’an).

Faites parvenir votre CV et lettre de motivation par courriel à en spécifiant en objet « adjointe administrative/adjoint administratif ». Les candidatures seront analysées selon une approche en continu.

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent