Agent ou agente de secrétariat

Description de poste

Vous avez envie d’action ? De travailler au sein d’une équipe dynamique ? De participer à l’amélioration de la qualité de vie des Québécoises et des Québécois ?

Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence.

Le ministère des Transports et de la Mobilité durable (le Ministère) vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération.

Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes.

Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports et de la Mobilité durable !

Agent ou agente de secrétariat

• Direction générale : Centre de gestion de l’équipement roulant
• Direction : Direction des relations avec les partenaires
• Nombre d’emploi à pourvoir : 1
• Statut de l’emploi : Permanent
• Lieu de travail : 1170, boulevard Lebourgneuf, Québec
• Télétravail : En mode hybride (télétravail et présentiel) en fonction de la politique gouvernementale
• Horaire de travail : 35 heures par semaine
• Date prévue d’entrée en fonction : Septembre 2024

Les défis que nous vous proposons

Sous l’autorité du Directeur du service à la clientèle et du développement des affaires, assumer la gestion administrative et le secrétariat de la direction en donnant un support au directeur ainsi qu’au personnel de la direction.

Effectuer le traitement des demandes adressées à la direction (courriel, demandes verbales et courrier) et des mandats de la direction (GCO : système de gestion de la correspondance ministérielle, plans d’action et autres) en prenant connaissance et en analysant la demande, en portant un jugement sur le service ou la personne susceptible de le traiter, en prenant en charge ou en transférant le dossier à la personne concernée, en l’informant au besoin des exigences complémentaires, en assurant le suivi du dossier et le respect de l’échéancier.

• Avoir une vue d’ensemble des demandes adressées à la Direction et assurer les suivis;
• Proposer des canevas et effectuer, à l’aide d’outils de bureautique tels que les logiciels Word, Excel et PowerPoint, divers travaux;
• Communiquer avec les personnes-ressources pour obtenir ou fournir l’information nécessaire aux mandats ou dans l’administration courante.
• Effectuer des travaux à caractère administratif en vue d’assurer la bonne marche des opérations courantes d’une unité administrative, et ce, à l’intérieur d’un cadre général de travail déterminé par le personnel de la direction;
• Tenir à jour les agendas, préparer les dossiers en vue des rencontres, fixer et confirmer des rendez-vous;
• Rédiger divers documents, des textes, des lettres, des notes et mettre en forme des documents pour la direction régionale et gérer la correspondance (recevoir, consigner, acheminer et effectuer le suivi).
• Tenir à jour différentes listes et modèles de documents utiles pour l'ensemble du service;
• Communiquer avec les personnes-ressources pour obtenir ou fournir l’information nécessaire aux mandats ou dans l’administration courante;
• Développer de nouveaux outils afin d’améliorer le suivi des dossiers et de faciliter le travail du personnel de la direction générale adjointe;
• Assurer la gestion administrative de la correspondance et des courriels reçus. Procéder à l’examen de documents déposés pour signature ou approbation et s’assurer de leur conformité ainsi que de la qualité du français et de la forme selon le plan d’identification visuelle du gouvernement du Québec (PIV) et les normes ISO;
• Assurer la gestion documentaire des dossiers, sur le réseau (ouverture, mise à jour, archivage classement numérique).
• Préparer les réunions trimestrielles de direction, rencontre statutaire, et divers comités;
• Accumuler les sujets à traiter lors des réunions, préparer l’ordre du jour, préparer les documents de support, concevoir les documents de présentation et prendre en charge la logistique des rencontres;
• Assister aux rencontres, rédiger les comptes rendus et faire le suivi des actions à prendre à la suite des rencontres;
• Obtenir les autorisations requises.

Remplir ou vérifier des formulaires administratifs tels que demandes d'autorisation de voyage, de réservation d'hébergement et de transport, rapports de frais de déplacement, permis d’absence, gains déclaratoires pour le personnel du service, etc.

Planifier les besoins en matériel, fournitures et articles de bureau. Préparer les documents nécessaires pour les acquisitions et les contrats.

Procéder à l’ouverture du bon de commande dans le système Guide Ti.

Recevoir les appels téléphoniques de l'extérieur et à l'interne donner l'information, prendre les messages ou référer à une autre personne au besoin.

Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable

• Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
• Régime d’assurances collectives ;
• 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
• Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
• Horaire variable ;
• Sécurité d’emploi ;
• Programme d’aide aux employés (PAE) ;
• Programme de soutien aux études ;
• Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
• Soutien financier à la pratique d’activités physiques.

Salaire annuel :

38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience.

L’échelon sera déterminé à l’embauche en fonction de l’expérience du candidat.

La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité additionnelle et de vos expériences en lien avec l’emploi.

Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence.

Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.