Adjoint(e), programmes et administration

Description de poste

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Présentation de JA Québec

Les programmes éducatifs JA Québec ont pour mission d’inspirer et de préparer les jeunes à réussir dans une économie mondialisée en acquérant les compétences et l’état d’esprit nécessaires pour bâtir des communautés prospères.

JA Québec offre des expériences d’apprentissage pratiques et immersives par le biais de programmes qui aident les jeunes à acquérir des compétences transférables à la préparation au travail, en littératie financière et à l’entrepreneuriat.

JA Québec est un organisme à but non lucratif d’envergure qui existe depuis plus de 100 ans et fait partie de JA (Junior Achievement) Canada et de JA Worldwide et est présent dans 121 pays à travers le monde.

DESCRIPTION DU POSTE :

Relevant de la présidente et chef de la direction, le(la) titulaire du poste joue un rôle de soutien important dans la livraison des programmes et la gestion de certains dossiers administratifs.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Soutien à la livraison des programmes

• Soutenir les coordonnatrices et agentes aux programmes pour les commandes, la gestion de l’inventaire et les livraisons du matériel éducatif dans les écoles, et assurer les suivis nécessaires;
• Maintenir à jour la liste des écoles;
• Trier et entrer des données dans Excel (inscriptions, sondages, consentements), et les maintenir à jour;
• Soutenir les coordonnatrices et agentes dans le recrutement des écoles et des bénévoles;
• Soutenir les coordonnatrices et agentes dans l’organisation des activités pour les jeunes;
• Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de reddition de compte;
• Faire des envois courriel dans les écoles pour promouvoir nos programmes;
• Effectuer des relances téléphoniques auprès des personnes-ressources dans les écoles pour les inviter à accueillir nos programmes gratuits dans leurs classes;
• Prendre les notes pendant les réunions avec les responsables de centres et rédiger les comptes rendus;
• Visiter les écoles ou les centres, à l’occasion, pour s’assurer du bon fonctionnement des activités;
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par la direction générale.

Soutien à l’administration

• Prendre les appels, gérer le courrier et les livraisons au bureau ainsi que les courriels;
• S’approprier le logiciel de saisie de données et en assurer une saine gestion;
• Responsable de la mise à jour des listes sur Excel en vue d’une importation dans une nouvelle base de saisie de données;
• Gérer l'inventaire (papeterie);
• Améliorer / mettre en place un système de classement efficace des dossiers administratifs internes et gestion des archives;
• Préparer les rapports demandés et remplir les tableaux de suivi;
• Préparation des ordres du jour des réunions d’équipe et des comités, et prendre les notes;
• Participer activement aux réunions et aux différentes activités de JA Québec;
• Travailler en collaboration avec les membres de l’équipe;
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par la direction générale.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Formation en secrétariat, administration, bureautique ou expérience de travail équivalente;
• Expérience pertinente à la fonction;
• Maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit;
• Très bonne connaissance de la suite Office;
• Habileté à établir de bonnes relations interpersonnelles;
• Dynamisme, détermination, rigueur, esprit d’équipe;
• Autonomie et débrouillardise;
• Souci à l’égard de la qualité de l’entrée de données;
• Capacité d’adaptation et flexibilité;
• Compréhension du contexte et des enjeux d’un OBNL;

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Poste permanent, 35 heures par semaine
• Formule hybride flexible
• Vacances, horaire d’été et flexibilité
• Programme d’assurances collectives et REER collectif
• Fermeture de bureau pendant le temps des Fêtes

Veuillez nous faire parvenir votre curriculum vitae et une lettre d’intention ou pour toutes questions sur les postes disponibles, merci de faire parvenir.

Déclaration de valeur sur l’équité, la diversité et l’inclusion

JA Québec s’engage à créer un environnement diversifié, inclusif, équitable et accessible où les différences sont valorisées et respectées dans tous les domaines de nos activités.

Nos programmes sont conçus pour être inclusifs et accessibles, sans préjugés ni discrimination. Nous respectons les origines, la créativité et le talent de chacun.

En inspirant et en préparant les jeunes à réussir dans une économie mondiale, nous leur apprenons à reconnaître que l’inclusion et la diversité sont des atouts.

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