Adjoint(e) à l’administration/réceptionniste

Description de poste

Employeur

VILLE DE PERCE

Description de l'entreprise

Percé, c’est un milieu de vie exceptionnel d’une superficie de 430 km², comptant un peu plus de 3000 habitants, située dans la région administrative Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine, plus précisément dans la MRC du Rocher-Percé. Ses paysages à couper le souffle lui ont permis de se loger au deuxième rang du Top 5 des plus beaux villages du Québec, sans oublier que d’après le Sondage Léger : les villes du Québec où il fait bon vivre, c’est en Gaspésie–Îles-de-la-Madeleine que les Québécois sont les plus heureux. La région côtière se classe en position de tête, avec un indice de bonheur Léger (IBL) de 75,10. La Ville de Percé offre à ses employés un environnement de travail stimulant, dans un contexte d’amélioration continue, des valeurs fortes d’écoresponsabilité et de développement durable pour les générations futures. En travaillant à la Ville de Percé, vous joindrez une équipe municipale diversifiée qui compte près de 50 employés, déterminés à améliorer le service aux citoyens et à la communauté, dans un milieu de travail dynamique et stimulant.

Description de l’offre d’emploi

La personne à ce poste occupera un rôle très important dans notre organisation. Elle assurera la réception à l’hôtel de ville tout en apportant un soutien administratif et opérationnel à ses collègues. Vous trouverez ci-dessous les principales tâches et responsabilités du poste d’adjoint(e) à l’administration/réceptionniste. Cependant, celles-ci pourraient être légèrement bonifiées en fonction du désir d’apprentissage et d’avancement du candidat retenu.

Principales tâches et responsabilités :

• Assure la réception téléphonique;
• Accueille et oriente les visiteurs;
• Réalise des tâches administratives générales (courrier, courriels, lettres, rapports, etc.), et assure un soutien administratif aux différents services;
• Perçoit les taxes, effectue l’encaissement et émet les reçus, en soutien à la personne responsable de la taxation;
• Effectue la mise en forme et la correction de divers documents;
• Prépare les commandes de fournitures et d’équipement de bureau;
• Sert de lien entre les techniciens et le personnel de l’équipe, en cas de problèmes techniques;
• Organise et maintient un système d’inventaire de l’équipement et de fourniture de bureau;
• Assure le suivi des réservations de la salle de conférence et des événements spéciaux au sein de l’équipe;
• Effectue de la numérisation de documents et du classement, lorsque nécessaire;
• Accomplit toutes autres tâches connexes.

Profil recherché :

• Posséder un diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent au poste, ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat et au moins 1 année d’expérience pertinente (les stages et les emplois d’été reliés au poste seront considérés avec intérêt);
• Expérience en secrétariat et en service à la clientèle;
• Rapidité d’exécution avec précision;
• Excellente connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel) et de la recherche Internet;
• Excellente connaissance du français (parlé et écrit) est essentielle;
• Bonne connaissance de l’anglais (parlé et écrit) est requise;
• Excellente capacité d’organisation du travail et de l’environnement;
• Dynamisme, autonomie, initiative, discrétion et sens des responsabilités;
• Souci constant de réaliser un travail de qualité;
• Être ponctuel et assidu;
• Démontrer une bonne capacité d’adaptation;
• La connaissance du monde municipal est un avantage.

Conditions salariales et de travail :

Selon la convention collective en vigueur.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’initiative

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32.5 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent