adjoint administratif/adjointe administrative

Description de l'offre d'emploi

Employeur

COMNET NETWORKS AND SECURITY INC.

Description de l'entreprise

Fièrement canadienne, ComNet réseaux et sécurité inc. est une entreprise dominante d’intégration de réseaux IdO (Internet des objets) et de systèmes de sécurité. Nous assurons l’évolutivité des immeubles et des infrastructures urbaines avec une gamme complète de services de conception, d’ingénierie, d’intégration, de gestion, et de soutien depuis plus de 20 ans.

Description de l'offre d'emploi

Le poste d’adjoint(e) administratif(ve) à la réception est un poste de soutien administratif polyvalent qui suppose la gestion de diverses tâches administratives. Le/la titulaire du poste travaillera au sein de l’équipe de Montréal, et sera principalement affecté(e) à la réception ainsi qu’au soutien aux opérations administratives. Ce poste est à temps plein, lundi au vendredi, de jour, 40 heures par semaine.

Agissant comme premier point de contact pour tous les visiteurs, cette personne est responsable d’offrir un service à la clientèle professionnel et courtois qui surpasse les attentes des clients à l’accueil, ainsi qu’au moment de répondre aux appels et aux demandes de renseignements généraux et de transférer les appels aux personnes concernées.

Responsabilités

• Veiller au respect des protocoles en matière de santé et de sécurité et désinfecter régulièrement le bureau à la réception.
• Traiter et distribuer le courrier à l’interne et à l’externe et préparer les colis et effectuer le suivi des livraisons par messagerie.
• Participer aux activités en créant des bons de commande, contacter les clients pour obtenir/mettre à jour les renseignements sur le compte, créer de nouveaux comptes clients dans NetSuite et FieldPoint.
• Créer et tenir à jour des systèmes informatisés de classement des données, en archivant au besoin, les fichiers imprimés.
• Venir en aide aux gestionnaires de projet en créant des bons de commande pour diverses ressources d’entreprise.
• Aider les travailleurs sur le terrain à entrer leur temps dans UKG.
• Aider l'équipe de finance à saisir les factures des fournisseurs en vérifiant que les bons de commande correspondent aux factures et à saisir les factures dans NetSuite.
• Recueillir, vérifier et consolider les bordereaux de marchandise en les comparant aux factures et aux propositions tarifaires avant de saisir l’information dans NetSuite.
• Acheminer les relevés de compte mensuels aux clients et participer à la facturation, le cas échéant.
• Enregistrer et rédiger les procès-verbaux des réunions.
• Planifier les déplacements et faire les réservations.
• Tenir à jour les fournitures de bureau et l’inventaire.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Date de fin d'emploi

7 mars 2025

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Temporaire