Adjoint(e) administratif(ive)

Laval

Offre publiée le 2024-10-11

Ventilation G.R. inc.

Description du poste

Service GR recherche un(e) Adjoint(e) Administratif(ive) à la Facturation et à la Gestion de Contrats pour rejoindre notre équipe dynamique.

Vous serez responsable de gérer l'ensemble du processus de facturation, de la création des bons de commande à la validation des informations, tout en assurant un suivi rigoureux des contrats et des relations avec les clients et les sous-traitants.

Tâches principales

  • Facturation des bons de travail de façon journalière. Assurer l’envoi de la facturation aux clients.
  • Validation des informations reliées au bon de travail avant la facturation.
  • Veiller au suivi des bons de commandes pour la facturation.
  • Procéder à l’émission de crédits aux clients lorsque nécessaire.
  • Créer la liste d’équipements et de visites à planifier pour les entretiens, puis valider avec la coordonatrice aux opérations.
  • Entrer les contrats de service et les renouvellements dans le logiciel.
  • Assurer le suivi des contrats de service auprès du Directeur de compte responsable du client.
  • Travailler en étroite collaboration avec le directeur de service.
  • Planifier les rendez-vous avec les sous-traitants pour les visites liées au contrat d’entretien.
  • Garantir le suivi des sous-traitants/fournisseurs afin d’obtenir rapidement les rapports et les factures.
  • Effectuer les ouvertures de comptes clients.
  • Prendre en charge les courriels et les appels relatifs à la facturation.
  • Assistance à la prise d’appel lorsque nécessaire.
  • Création de bons de travail.
  • Répondre aux demandes administratives du personnel interne ou client lorsque requis.
  • Paiement de factures de manière occasionnelle via la plateforme.
  • Moneris : fermeture et approbation des bons de commande.
  • Création et envoi des lettres de renouvellement aux clients lorsque nécessaire.
  • Toutes autres tâches pertinentes selon les besoins évolutifs du poste.

Compétences requises

  • Excellentes compétences en gestion de la facturation et de la relation client.
  • Capacité à travailler de manière autonome et à collaborer efficacement avec les équipes internes.
  • Grande rigueur et souci du détail.
  • Maîtrise des logiciels de gestion.
  • Être polyvalent(e).