Adjointe administrative ou adjoint administratif de bureau

Employeur

Université de Montréal

Description de l'entreprise

Fondée en 1878, l'Université de Montréal forme aujourd'hui avec ses deux écoles affiliées, l'École Polytechnique et HEC Montréal, le premier complexe universitaire au Québec et le deuxième au Canada. Grande université de recherche, l'UdeM accueille plus de 62 864 étudiants, emploie 10 000 personnes et décerne près de 11 494 diplômes à tous les cycles d'études. Montréalaise par ses racines, internationale par vocation, l'Université de Montréal compte parmi les plus grandes universités de la francophonie.

Description de l’offre d’emploi

La faculté des arts et des sciences est l’une des plus grandes facultés de l’Université de Montréal. Elle compte 300 programmes de tous cycles, dont certains sont uniques au Québec, voire au Canada, et elle accueille près de 20 000 étudiantes et étudiants. Le département d'informatique et de recherche opérationnelle (DIRO), en pleine expansion avec les projets de recherche de calibre international qu'effectue le corps professoral du Département, constitue un attrait de taille pour les étudiants souhaitant bénéficier d'un environnement de pointe aux études supérieures.

Les raisons pour lesquelles cet emploi est fait pour vous

• Vous possédez des aptitudes organisationnelles élevées ; de gestion du temps et de priorisation des dossiers.
• Vous êtes autonome et démontrez un grand sens de débrouillardise.
• Vous avez un grand intérêt pour les opérations administratives et le soutien clérical.
• Vous êtes créatif ou créative et êtes sans cesse à l’affût d’idées novatrices.
• Vous avez envie de mettre vos compétences au service d’une organisation qui fait évoluer le savoir et offre un milieu de travail effervescent.

Vos défis au quotidien

• Coordonner le processus de pré-recrutement des futurs étudiants de la maîtrise professionnelle qui seront affiliés au Mila (Institut québécois d'intelligence artificielle);
• S’assurer que les dossiers de candidature sont recevables et que toutes les pièces demandées y sont présentes;
• Acheminer les dossiers des candidatures en bonne et due forme aux professeurs responsables du recrutement et faire le suivi auprès de ces derniers, afin de valider les candidatures en vue d’une inscription;
• S’assurer un relais auprès des étudiants qui sont acceptés, afin qu’ils fassent leur demande officielle d’admission à l’UdeM;
• Être la personne-ressource pour orienter les étudiants vers les ressources de l’UdeM : SVÉ, UdeM internationale, les ESP;
• Effectuer toutes les opérations administratives en lien avec l’embauche de postes reliés à la recherche des professeurs du DIRO;
• Fournir des données exemptes d’informations personnelles aux responsables Mila lorsque requis.

Ce qu’il vous faut pour réussir dans ce rôle

• Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives, bureautique, comptabilité, en techniques pertinentes à la fonction ou diplôme universitaire pertinent.
• Minimum de 2 années d’expérience pertinente.
• Facilité à communiquer en anglais avec des étudiants internationaux;
• Une grande aisance avec les technologies et une excellente maîtrise de la suite Office et des outils collaboratifs Office 365.
• Une vitesse de frappe de 35 mots/minute.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent