Adjoint(e) administratif(ve) aux ventes

Description du poste : Adjoint Administratif / Adjointe administrative

Connaissez-vous le Groupe AGF ? Nous sommes une entreprise québécoise, présente dans maintenant 10 pays, spécialisée dans l'industrie de l'acier d'armature.

Nous participons à de très grands projets comme la construction du pont Champlain, des hôpitaux, complexes sportifs, immeubles résidentiels ou commerciaux et autres types d'infrastructure.

Notre siège social est situé à Longueuil.

Nous sommes présentement à la recherche d'un(e) Adjoint Administratif / Adjointe administrative afin de supporter notre département des ventes au bureau corporatif de Longueuil.

Sous l’autorité du Directeur des ventes, l’adjoint administratif / adjointe administrative travaille en étroite collaboration avec l’équipe des ventes et est responsable de faire l’ouverture des contrats.

Il / Elle est responsable d’assurer le suivi de différentes tâches administratives telles que la signature des contrats, les avis de renouvellements et plusieurs autres tâches administratives.

Responsabilités

En tant qu'Adjoint Administratif / Adjointe administrative à Longueuil, vos responsabilités incluront :

• Gestion des ouvertures de contrats : Assurer l'ouverture des contrats en lien avec les projets.
• Préparation des dossiers de projet : Préparer et transmettre les documents nécessaires au département technique pour l’ouverture des projets.
• Suivi des documents pour l'ouverture de projet : Collecter et faire le suivi des documents requis, tels que le Programme de prévention, le certificat d’assurance et autres documents pertinents.
• Ouverture de comptes et vérifications préalables : Effectuer les démarches pour l’ouverture des comptes et réaliser les vérifications nécessaires pour l'approbation au crédit.
• Gestion des réceptions et révisions de contrats : Suivre les réceptions, révisions, annotations et transmissions des contrats au client.
• Suivi des contrats de sous-traitance : Si applicable, gérer le suivi des contrats de sous-traitance pour la pose et assurer le suivi des approbations des factures des sous-traitants.
• Renouvellement des certificats d'assurance : Assurer le renouvellement des certificats d'assurance des projets en cours.
• Suivi des abonnements : Gérer le suivi des renouvellements d’abonnements.
• Mise à jour du carnet de commandes : Maintenir à jour le carnet de commandes pour Longueuil, en fonction de l'ouverture des contrats, et le partager avec les parties prenantes internes.
• Gestion du CRM : Mettre à jour les informations dans le CRM concernant les opportunités de ventes, les contacts clients, les projets, ainsi que le profil et le cycle d’achat des clients.
• Documentation des ventes : Veiller à la bonne gestion de la documentation des ventes, en respectant les procédures internes.
• Téléchargement de plans et devis : Télécharger les plans et devis depuis les sites des entrepreneurs ou par courriel, et les organiser selon les besoins.
• Classement des documents : Classer et organiser les plans, soumissions et autres documents conformément aux procédures établies.
• Tâches administratives diverses : Accomplir des tâches administratives variées telles que l'archivage, la rédaction de rapports, et autres missions liées à l’administration.

Profil recherché

Ce que nous recherchons pour ce rôle d'adjoint administratif / adjointe administrative à Longueuil :

• 1 à 3 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire,
• Connaissance ou intérêt du domaine de la construction ; un atout
• Bonne capacité à travailler en équipe ;
• Être très rigoureux, organisé, et avoir le souci du détail ;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, particulièrement Excel.
• Posséder un bon esprit d’initiative, de débrouillardise et d’autonomie ;

Ce poste vous intéresse ? Appliquez dès maintenant, il nous fera plaisir de communiquer avec vous !