AURAY

Secrétaire corporatif adjoint.e / Assistant Corporate Secretary

AURAY

Montreal

Offre publiée le 2025-03-06

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Secrétaire corporatif adjoint.e

Emplacement : Montréal

Télétravail : hybride

Chez SHORE & Associés, membre d'Auray , nous sommes une équipe de recruteurs dévoués et spécialisés dans le domaine juridique. Nous avons une excellente compréhension du marché, autant les besoins des employeurs, que celui des candidats. Nous proposons des services sur mesure et personnalisés pour vous aider à trouver la meilleure opportunité enlignée à vos objectifs de carrière et nous possédons l'expertise et le réseau nécessaires pour vous mettre en contact avec les bonnes personnes. Nous sommes plus que de simples recruteurs - nous sommes vos partenaires de confiance dans votre parcours de carrière juridique. Merci de démontrer votre intérêt en appliquant sur nos postes.

A PROPOS DE NOTRE CLIENT ET LE POSTE

Notre client, Alto – TGV (train à grande vitesse), va jouer un rôle important dans la progression et l’avancement du Canada ! Alto est le projet de train à grande vitesse et l'autorité contractante qui reliera Toronto et la ville de Québec et est un projet du gouvernement du Canada. Alto travaille avec un partenaire privé pour faire avancer le développement de ce projet palpitant qui bénéficiera les Canadiens en leur donnant un nouveau mode de transport ferroviaire de passagers.

La personne qui occupera le poste de secrétaire corporatif adjoint.e rendra compte au secrétaire corporatif et directrice principale de l'éthique et de la conformité. Cette nouvelle fonction créée au sein de la Société permettra de travailler en étroite collaboration avec le conseil d'administration, la direction générale et tous les services de la Société sur les questions de gouvernance.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

  • Gérer le calendrier annuel des réunions du conseil d'administration et de ses comités et superviser la planification des réunions.
  • Aider à la préparation des documents pour les réunions du conseil d'administration et de ses comités et assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux et les résolutions.
  • Mettre à jour les registres de l'entreprise et les registres des procès-verbaux.
  • Coordonner la préparation et le dépôt de plusieurs rapports que la Société est tenue de produire (y compris le rapport annuel).
  • Aider à la planification de l'assemblée annuelle publique de la Société.
  • Superviser le programme d'intégration et de formation continue des membres du conseil d'administration.
  • Gérer le budget du conseil d'administration et recommander l'approbation des dépenses correspondantes.
  • Contribuer à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la mise à jour des politiques relatives à la gouvernance d'entreprise en tenant compte des meilleures pratiques ainsi que des exigences législatives et opérationnelles de la Société.
  • Assurer une collaboration étroite avec le président du conseil d'administration, les présidents des comités du conseil d'administration, le président-directeur général et les autres dirigeants de la Société.
  • Superviser les cadres de gouvernance internes et conjoints spécialement conçus pour le projet.
  • Assurer le secrétariat des forums de gouvernance internes et multidisciplinaires du projet.
  • Contribuer à la réalisation des objectifs du secrétariat corporatif.

EXIGENCES

  • Diplôme en droit et membre en règle du Barreau du Québec ou d'une autre province canadienne.
  • Minimum 8 ans d'expérience pertinente dont 5 ans en secrétariat corporatif au sein d'une grande entreprise ou d'une société d'État.
  • Grande capacité d'initiative et de prise en charge des dossiers, proactivité dans l'identification des problèmes et la recherche de solutions, à l'aise dans le travail autonome et la priorisation des dossiers.
  • Capacité d'analyse et de synthèse.
  • Excellente capacité d'adaptation aux changements.
  • Solides compétences en matière de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
  • Rigueur, minutie et souci du détail.
  • Sens aigu du professionnalisme et de la discrétion.
  • Bilinguisme (français et anglais).

    • AVANTAGES DU POSTE

  • L'ensemble des avantages sociaux dès le premier jour
  • Salaire compétitif
  • Politique de travail hybride
  • Faire partie d'un nouveau projet passionnant en transport pour les Canadiens

    • Un suivi sera effectué seulement pour les candidatures retenues.

    L’utilisation du masculin a pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

    Ceci est un mandat exclusif avec SHORE & Associés, membre d’Auray, et toutes applications seront redirigées vers celle-ci.

    Assistant Corporate Secretary

    Location : Montreal

    Work from home : Hybrid

    At SHORE & Associates, member of Auray, we are a team of experienced and dedicated recruiters who specialize in the legal field. We have a deep understanding of the market and the needs of both employers and candidates. We offer tailored and personalized services to help you find the best match for your career goals and we have the expertise and the network to connect you with the right opportunities. We are more than just recruiters; we are your trusted partners in your legal career journey. We thank you for your interest in applying to our positions.

    CLIENT AND ROLE OVERVIEW

    Our client, Alto – HFR (High Frequency Rail), is an exciting part of moving Canada forward! Alto is the high frequency train project and contracting authority that will connect Toronto and Quebec City and is a project on behalf of the Government of Canada. Alto works with a private partner to advance the development of the exciting project and bring the benefits of new passenger rail to Canadians.

    The person holding the position of Assistant Corporate Secretary at Alto will report to the Corporate Secretary and Senior Director, Ethics and Compliance. This new role created within the Corporation will provide the opportunity to work closely with the Board of Directors, senior management and all departments of the Corporation on governance and corporate secretarial issues.

    RESPONSIBILITIES

  • Manage the annual calendar of meetings of the Board of Directors and its committees and oversee meeting planning.
  • Assist in the preparation of materials for meetings of the Board of Directors and its committees and attend meetings to draft minutes and resolutions.
  • Update corporate registers and minute books.
  • Coordinate the preparation and filing of several reports that the Corporation is required to produce (including the annual report).
  • Assist in planning the Corporation’s annual public meeting.
  • Oversee the onboarding and continuing education program for members of the Board of Directors.
  • Manage the budget of the Board of Directors and recommend approval of related expenses.
  • Contribute to the development, implementation and updating of policies related to corporate governance reflecting best practices as well as legislative and operational requirements of the Corporation.
  • Ensure close collaboration with the Chair of the Board of Directors, the Chairs of the committees of the Board of Directors, the Chief Executive Officer and other executive officers of the Corporation.
  • Oversee internal and joint governance frameworks specifically designed for the project.
  • Act as secretary of internal, cross-functional project governance forums.
  • Contribute to achieving the goals and objectives of the Corporate Secretariat.

    • QUALIFICATIONS

  • Law degree and Member in good standing of the Quebec Bar or the bar of another Canadian province.
  • Minimum 8 years of relevant experience of which 5 years in corporate secretariat work within a large company or Crown corporation.
  • Great capacity for initiative and taking charge of files, proactive in identifying issues and finding solutions, comfortable working independently and prioritizing files.
  • Analytical and synthesis skills.
  • Excellent ability to adapt to changes.
  • Strong communication skills, both oral and written.
  • Rigor, thoroughness and attention to detail.
  • Strong sense of professionalism and discretion.
  • Bilingualism (French and English).

    • BENEFITS AND PERKS

  • Full set of benefits start on day 1
  • Competitive salary
  • Hybrid work policy
  • Being part of an exciting new project in transportation for Canadians

    • Please note that only candidates selected for interviews will be contacted.

    Please note that this is an exclusive mandate with SHORE & Associates, member of Auray, and that any resumes sent directly to the client will be redirected for review and consideration.