Coordonnateur Finance & Administration - Finance & Administration Coordinator

COORDONNATEUR FINANCE ET ADMINISTRATION

L’OPPORTUNITÉ

Scalia est à la recherche d'un Coordonnateur finance et de l'administration pour se joindre à notre équipe alors que nous travaillons à réaliser notre vision de réinventer 18 quartiers d'ici 2040. Ce rôle est essentiel pour soutenir notre département des finances en gérant les agendas, en facilitant la communication interne et externe, en organisant des réunions, en supervisant la gestion des documents et en assurant la conformité aux procédures financières.

RESPONSABILITÉS

• Voir à la planification des calendriers et à l’organisation de réunions, de comités ou de rencontres, rédiger l’ordre du jour, en préparer la documentation et établir les priorités;
• Rédiger, corriger, mettre en page, traduire ou télécopier des lettres, des notes de service, des documents;
• Gérer les courriels et les correspondances;
• Assurer la communication entre les partenaires internes / externes et autres collaborateurs;
• Effectuer des synthèses de présentation PowerPoint;
• Préparer la présentation pour documenter les procédures financières;
• Rédiger et soumettre les procès-verbaux et les comptes rendus, s’assurer de la circulation de l’information auprès des personnes concernées et faire le suivi des actions;
• Gérer la banque de données des contacts;
• Gérer les accès gouvernementaux fédéral et provincial;
• Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents;
• Assurer de la mise à jour de divers outils tels que les feuilles de temps, formulaires d’arrivée / départ, compte de dépenses, calendriers, liste de suivi auprès des vérificateurs (PBC List);
• Faire la gestion des accès SharePoint pour les partenaires internes / externes et maintenir à jour les dossiers.

LE CANDIDAT

• Diplôme en études en secrétariat et / ou en administration de bureau;
• Capacité exceptionnelle à prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément;
• Capacité à travailler efficacement avec diverses parties prenantes;
• Capacité à identifier les problèmes et à proposer des solutions efficaces;
• Flexibilité pour s'ajuster aux priorités changeantes tout en maintenant la productivité;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit.

Vivre nos valeurs fondamentales :

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un état d'esprit positif. Nous réinventons les quartiers en travaillant intelligemment, en réalisant nos objectifs et en repoussant les limites. Nous libérons le plein potentiel de nos employés, partenaires et projets.

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Note : L’usage du masculin a pour seul but d’alléger la lecture.

FINANCE & ADMINISTRATION COORDINATOR

THE OPPORTUNITY

Scalia is seeking a dynamic Finance and Administration Coordinator to join our team as we work towards our vision of reinventing 18 neighbourhoods by 2040. This role is integral to supporting our Finance department by managing agendas, facilitating internal and external communication, organizing meetings, overseeing document management, and ensuring compliance with financial procedures.

RESPONSIBILITIES

• Oversee agenda planning and the organization of meetings, committees, or gatherings, draft the agenda, prepare documentation, and set priorities;
• Write, proofread, format, translate, or fax letters, memos, and documents;
• Manage emails and correspondence;
• Handle federal and provincial government access management;
• Manage the contact database;
• Ensure document filing, confidentiality, and integrity;
• Ensure communication between internal / external partners and other collaborators;
• Create PowerPoint presentation summaries;
• Prepare presentations to document financial procedures;
• Draft and submit meeting minutes and reports, ensure information is shared with relevant parties, and follow up on action items;
• Keep various tools up to date, such as timesheets, arrival / departure forms, expense accounts, calendars, and auditor follow-up lists (PBC List);
• Manage SharePoint access for internal / external partners and maintain updated records.

THE CANDIDATE

• Diploma in Secretarial Studies and / or Office Administration;
• Exceptional ability to prioritize and manage multiple tasks simultaneously;
• Ability to work effectively with diverse stakeholders;
• Ability to identify issues and propose effective solutions;
• Flexibility to adjust to changing priorities while maintaining productivity;
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Proficiency in French and English, both spoken and written.

Living the Core Values :

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset. We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries. We unlock the full potential of our employees, partners and projects.

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