Adjoint.e administratif.ve

DESCRIPTION SOMMAIRE DES TÂCHES

Sous la supervision du Secrétariat général du SGPPUM, et en collaboration avec les autres membres de l’équipe permanente, l’adjoint·e administrative·if :

1. Assure la préparation des ordres du jour (ainsi que la liste des informations) et la convocation des réunions du Comité exécutif, du Conseil syndical, de l’Assemblée générale et de différents comités;
2. Rédige les procès-verbaux de séances du Comité exécutif;
3. Organise le travail de secrétariat du SGPPUM;
4. Organise, sur le plan matériel et administratif, les réunions des différentes instances syndicales : réservation de salles, organisation technique des salles, commander les repas, etc.;
5. Assume la responsabilité des inventaires et approvisionnements et des achats matériels (papeterie, fournitures de bureau, etc.);
6. Assure le contact avec les instances universitaires : service de polycopie, direction des immeubles, TI, service de courrier, etc. ;
7. Fait le suivi des factures (envoi à la comptabilité et validation une fois le processus complété à la banque);
8. Met à jour le site internet du syndicat;
9. Effectue différentes tâches de traitement de texte : rédaction, correction de texte en français et mise en page; réalisation de tableaux sur Excel et analyses;
10. Veille au bon fonctionnement logistique du bureau : gestion des systèmes de téléphonie, télécopie, messagerie électronique, photocopie, imprimante, etc.;
11. Reçoit et achemine les appels téléphoniques et courriels;
12. Trie, distribue et archive le courrier et les courriels (correspondance);
13. Effectue toute autre tâche connexe.

EXIGENCES
Connaissance ou formation
- DEC en administration ou dans un domaine connexe
- Un minimum de 2 années d’expérience pertinente
- Excellente connaissance de la langue française
- Aisance avec les outils de communication informatiques et les logiciels de bureautique

Aptitudes spécifiques
- Sens de l’organisation et habilités administratives
- Excellente capacité de communication orale et écrite
- Autonomie, initiative, jugement
- Adhésion aux valeurs du mouvement syndical

Atouts
- Secrétariat juridique
- Aisance avec le logiciel « Néo Sapiens » ou Mon Syndicat
- Expérience dans le mouvement syndical
- Expérience dans le mouvement universitaire