Adjoint.e administratif.ve

Portage

Montreal

Offre publiée le 2022-09-15

Portage

Sommaire Portage cherche à embaucher un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour assister le Vice-président opérations et administration. L’adjoint(e) administratif(ve) assiste le vice-président dans ses fonctions administratives, collabore avec les parties prenantes internes et externes pour faire avancer les priorités de l'organisation, et assiste aux opérations quotidiennes de Portage.   À ce titre vous aurez à :
  • Être responsable de la planification des horaires, de la gestion du calendrier, de l'organisation des voyages et de l'hébergement, du traitement des dépenses/factures, de l'établissement de rapports et de projets ad hoc;
  • Collaborer avec les départements et centres sur les activités quotidiennes et les projets;
  •  Participer aux projets des opérations et maintenir à jour les documents associés;
  • Assurer la logistique des réunions ainsi que la préparation des documents et du matériel nécessaire à la tenue des réunions;
  • Effectuer l’envoi de tous les documents requis pour les réunions et assemblées;
  • Faire la réservation de salles, d’hébergement et de transport nécessaires pour les réunions, le cas échéant;
  • Aider au développement d’une méthode de communication  avec tous les autres départements et centres;
  • Créer un inventaire de tous les projets et s’assurer que les délais soient rencontrés;
  • Établir et maintenir à jour un système de classement administratif;
  • Gérer l’agenda  et la prise de rendez-vous;
  •  Faire la gestion des communications reçues;
  • Assurer les suivis des documents nécessitant une approbation (contrats, dépenses, etc.);
  • Traduire, formater et réviser les communications et documents en français et en anglais;
  • Toutes autres tâches reliées au poste.
  Ce que nous recherchons:
  • Minimum 5 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
  • Détenir un diplôme d’étude collégiale ou un diplôme dans un domaine connexe;
  • Être parfaitement bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (Obligatoire) ;
  • Pouvoir travailler de façon autonome;
  • Très organisée, et bonne gestion des priorités;
  • Faire preuve de polyvalence, d’initiative et être capable de travailler sur différents projets en même temps;
  • Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité;
  • Excellente connaissance de la suite Office.