Référence de poste : 00001844 Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. À l'aube de son 150e anniversaire, elle accueille aujourd'hui près de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs. Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés. Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée collabore étroitement avec la coordonnatrice en gestion académique à l'élaboration, à l'amélioration, à la mise en application et au contrôle de normes et de procédures en lien avec les dossiers d'ordre académique. Elle effectue divers travaux à caractère administratif en vue d'assurer la réalisation de projets, le bon fonctionnement des opérations et l'organisation du travail. Principales responsabilités
  • Prend en charge les projets de développement; assiste à des réunions, discute avec les personnes concernées, précise les besoins et assure leur mise en place et leur suivi. Participe à la préparation et tient à jour le calendrier des opérations et le procédurier de son secteur, coordonne et voit au bon fonctionnement des activités;
  • Est responsable de l'accueil de la communauté étudiante au département et est la personne-ressource dans leur cheminement académique. Ceci en les encadrant dans les différentes demandes relatives au choix des cours, aux plans d'études, au suivi des mémoires et thèses, à la gestion des horaires, etc. Traite les cas d'étudiants sous condition de poursuite des études. Assure une liaison avec les personnes intervenantes à l'interne afin de soutenir de façon optimale, les étudiantes et les étudiants dans leur situation. Agit comme personne-ressource pour différentes questions demandant des connaissances spécialisées reliées à l'application des politiques et règlements;
  • Est responsable des activités liées à l'organisation de l'enseignement telles la planification des charges d'enseignement, la mise à jour des cours offerts, la gestion des locaux, la rédaction du FOE, la gestion des capacités par cours, etc. Travaille en collaboration avec la coordonnatrice en gestion académique, les responsables de programmes et les professeures et professeurs pour mettre à jour des cheminements académiques, des guides de cours et s'assure que les analyses de cours sont à jour;
  • Collabore aux activités de promotion et de recrutement pour la représentation des programmes du département. Fournit un appui à la mise à jour et à l'impression des documents promotionnels;
  • Assume la responsabilité d'opérations et fait le suivi d'activités de stages et programmes d'échanges institutionnels avec les diverses parties prenantes tels que les ministères, les organismes, les professeures et professeurs et stagiaires;
  • Est responsable de la gestion des bourses de soutien à la formation doctorale et des aides financières;
  • Assume, en appui à la coordonnatrice en gestion académique, la responsabilité d'opérations et fait le suivi des activités liées au Bureau Canadien d'accréditation des programmes gouvernementaux (BCAPG);
  • Collige, codifie et analyse des données, prépare et rédige des rapports, approuve des formulaires administratifs, effectue des recherches relatives à son champ d'activités. Résout les problèmes qui lui sont soumis, informe sa supérieure et/ou la coordonnatrice en gestion académique des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de son secteur, identifie les causes et émet des recommandations;
  • Participe à l'organisation des opérations institutionnelles sous la responsabilité de son unité;
  • Communique avec différentes personnes dans le cadre de ses fonctions (professeures et professeurs du département, Service des communications et des relations publiques, Service des stages et emplois, Service aux étudiants de Polytechnique et Service du recrutement étudiant, de la promotion et de l'événementiel, etc.) ainsi qu'avec des partenaires externes;
  • Collabore à la formation du personnel de soutien, répartir le travail et en vérifier l'exécution;
  • Informe la direction des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités de son secteur, identifie les causes et émet des recommandations;
  • Utilise les logiciels pertinents à son domaine d'activités et participe au développement de nouvelles applications;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
Exigences Scolarité
  • Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
Expérience
  • Trois (3) à cinq (5) années d'expérience pertinente.
Autres
  • Maîtrise la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
  • Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
  • Connaissance souhaitée de l'application administrative GEADE.
  • Habileté pour le service à la clientèle.
Rémunération Classe 9 (de 28,54 $ à 37,18 $). Les avantages de travailler à Polytechnique Montréal
  • 20 jours de vacances annuelles;
  • 15 jours fériés;
  • Horaire allégé pendant la période estivale (horaire d'été);
  • Possibilité de télétravail;
  • Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies);
  • Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine;
  • Régime de retraite à prestations déterminées.
Durée et/ou horaire de travail
  • Temps complet - 35 heures par semaine.
  • Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).
Mise en candidature Date limite de soumission des candidatures : vendredi 30 septembre 2022, à 17 h. Toute personne répondant aux exigences d'un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l'analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.