Le SEOM est à la recherche d’une personne adjointe à l’accueil, service aux membres et gestion documentaire pour compléter son équipe.

Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne est responsable de l’accueil des visiteurs et de la répartition des appels entrants. Elle est le premier point de contact pour notre bureau et assure le service de l’accueil (en personne et au téléphone). Elle doit également assurer la gestion de la boîte de courriel générique, la gestion des appels téléphoniques ainsi que le suivi des correspondances. La personne est responsable du service aux membres, gère et met à jour la base de données de ces derniers. Elle coordonne la gestion documentaire en tant que super utilisatrice principale.

Responsabilités

Accueil et service aux membres

  • Accueillir les visiteurs, donner les informations relevant de sa compétence et les orienter vers les personnes concernées.
  • Recevoir et acheminer à qui de droit les appels téléphoniques, donner des renseignements d’ordre courant et transmettre les messages, au besoin.
  • Recevoir et acheminer aux personnes concernées les courriels reçus.
  • Préparer et mettre à jour la liste téléphonique du personnel. incluant les différents bottins et toute autre liste utile à l’organisation.
  • Entrer les données et mises à jour de la base de données concernant le dossier du membre.
  • Veiller à l’intégrité, la sécurité, la disponibilité des informations contenues dans la base de données pour les personnes répondantes et conseillères.
  • Entrer les données et mises à jour de la base de données concernant le dossier du membre.
  • Assurer la sauvegarde de documents provenant des instances fédératives.
  • Veiller à l’intégrité, la sécurité, la disponibilité des informations contenues dans la base de données pour les personnes répondantes et conseillères.
  • Agir en tant que personne super utilisatrice principale pour la base de données des membres et la gestion documentaire (Charlie et M-Files).
  • Optimiser et coordonner la gestion de l’information dans la base de données des membres.
  • Optimiser et coordonner la gestion documentaire.
  • Agir à titre de personne-ressource auprès des fournisseurs et répondre aux demandes de différentes parties prenantes.
  • Collaborer avec les adjointes de directions et la vice-présidence à la vie syndicale pour la gestion des listes de présences aux instances, formations et tout autre événement relié aux membres.
  • Agir à titre de personne-ressource pour identifier le manque d’inventaire en papeterie et les consommables pour les réunions au bureau.
  • Gérer les groupes courriel du SEOM dans Outlook.
  • Soutenir la vice-présidence à la vie syndicale pour la gestion des listes de personnes déléguées.
  • Soutenir la personne adjointe à la direction générale afin d’accueillir les fournisseurs lors de travaux à effectuer dans d’édifice ou pour des besoins informatiques.

Gestion documentaire

  • Entrer les données et mises à jour de la base de données concernant le dossier du membre.
  • Assurer la sauvegarde de documents provenant des instances fédératives.
  • Veiller à l’intégrité, la sécurité, la disponibilité des informations contenues dans la base de données pour les personnes répondantes et conseillères.
  • Agir en tant que personne super utilisatrice principale pour la base de données des membres et la gestion documentaire (Charlie et M-Files).
  • Optimiser et coordonner la gestion de l’information dans la base de données des membres.
  • Optimiser et coordonner la gestion documentaire.
  • Agir à titre de personne-ressource auprès des fournisseurs et répondre aux demandes de différentes parties prenantes.

Soutien administratif

  • Collaborer avec les adjointes de direction et la vice-présidence à la vie syndicale pour la gestion des listes de présences aux instances, formations et tout autre événement relié aux membres.
  • Agir à titre de personne-ressource pour identifier le manque d’inventaire en papeterie et les consommables pour les réunions au bureau.
  • Gérer les groupes courriel du SEOM dans Outlook.
  • Soutenir la vice-présidence à la vie syndicale pour la gestion des listes de personnes déléguées.
  • Soutenir la personne adjointe à la direction générale afin d’accueillir les fournisseurs lors de travaux à effectuer dans d’édifice ou pour des besoins informatiques.

Exigences et compétences

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente
  • Deux à trois années d’expérience dans des fonctions similaires
  • Excellente maitrise du français oral et écrit
  • Bonne connaissance de la suite Office
  • Connaissance des bases de données de gestion relation client (GRC) et d'application de gestion de documents MFiles un atout
  • Connaissance des milieux syndical et scolaire un atout

Habiletés interpersonnelles

  • Discrétion et confidentialité
  • Sens de l’organisation et orienté sur les résultats
  • Efficacité, sens des responsabilités et capacité d’adaptation aux besoins de l’organisation
  • Bon jugement, bonne capacité de priorisation
  • Bonne collaboration avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative

Conditions d’emploi

  • Poste permanent à temps plein
  • Horaire de 32,5 heures/semaine (les heures de travail peuvent parfois dépasser le standard hebdomadaire)
  • Horaire du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30 (période de diner de 90 minutes)
  • Avantages sociaux très compétitifs (6 semaines de vacances après une année de service, 8 journées mobiles, 12 journées de maladie, congé pendant les Fêtes)
  • Assurances collectives et assurance salaire
  • Horaire d'été de 30 heures/semaine
  • Régime de retraite avec la RREGOP
  • Salaire annuel de 43 691,88$ à 47 090,34$, selon expérience