L’emploi

  • Catégorie : soutien
  • Statut : poste régulier à temps complet
  • Personne responsable : Simon Fortin, directeur des études
  • Salaire : min. 24.21 $/h – max. 32.32 $/h
  • Horaire : du lundi au vendredi, de 8 h 00 à 16 h 00
  • Date de début : janvier 2023
  • Lieu de travail : 15615, boul. Gouin O., Sainte-Geneviève, QC
  • Responsable des candidatures : Josée Laframboise

Les tests de pré-embauche suivants peuvent être requis pour démontrer les connaissances et les habiletés :

  • Français
  • Word
  • Excel

Sommaire de la fonction

Sous l’autorité de la directrice ou du directeur des études la personne technicienne en administration effectue des travaux administratifs, entre autres, dans la gestion pédagogique, administrative, financière et matérielle de ce service. En outre, elle tient à jour l’ensemble des données statistiques reliées à la gestion pédagogique et elle assure les relations des domaines de sa compétence avec les autres services du cégep. De plus, elle assure les suivis administratifs et cléricaux de la direction des études.

Attributions caractétistiques

Gestion pédagogique

  • Effectuer des travaux administratifs de niveau technique et assurer les suivis administratifs nécessaires à la gestion pédagogique avec les départements programme, les autres services de la Direction des études et du Cégep ;
  • Participer à la préparation du plan de travail de la Commission des études, effectuer la prise de notes aux réunions de la Commission des études, de l’Assemblée des coordonnateurs et de la Gestion des études, élaborer les procès-verbaux, assurer le suivi administratif auprès des instances concernées ;
  • Rédiger le rapport annuel de la Commission des études ;
  • Recueillir les données et produire les tableaux statistiques nécessaires aux opérations reliées à la clientèle scolaire (recrutement, admission, persévérance, diplomation, réussite) ;
  • Recueillir, analyser et préparer certaines données/informations et proposer les projets de rapports requis par les différentes instances du réseau : MELS, CÉEC, sondages de la Fédération des cégeps et du SRAM.

Gestion administrative

  • Établir le calendrier annuel des réunions de la Direction des études, assurer la logistique et le suivi administratif des rencontres ;
  • Participer à la préparation du plan de travail de la Direction des études, recueillir les données/informations pour la rédaction du rapport annuel ;
  • Correspondance (interne, externe, électronique) : prendre connaissance des documents, en informer la directrice ou le directeur des études, préparer des projets de réponses, proposer des actions à prendre ;
  • Bourses : assurer la diffusion de l’information aux étudiants, réviser les formulaires de demande reçus et les acheminer aux organisations concernées ;
  • Assurer les communications avec les interlocuteurs officiels (MELS, CÉEC, autres directions de collèges) ;
  • Rendre les services habituels d’un secrétariat : traitement de textes, agenda, gestion des documents et archivage, organisation de réunions, accueil, téléphonie, traitement du courriel ;
  • Répondre à toute demande provenant des adjoints à la direction des études et autres personnels.

Gestion financière et matérielle

  • Recueillir, analyser et préparer les données, tenir à jour les budgets de la Direction des études, participer à la préparation du budget annuel et à la révision budgétaire du service ;
  • Procéder aux achats de matériel pour le service.

Gestion du personnel du service

  • Préparer les contrats des consultants et en assure le suivi ;
  • Tenir à jour les feuilles de temps des services sous la responsabilité directe de la Direction des études ;
  • Coordonner, le cas échéant, le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation d’opérations techniques dont elle est responsable et initier le personnel moins expérimenté.

Profils des compétences et qualifications requises

  • Détenir un diplôme d’études collégiales dans un champ de spécialisation approprié, notamment en Techniques administratives ou l’équivalent ;
  • Excellente connaissance des logiciels de bureautique ;
  • Bonne connaissance des opérations relatives aux suivis budgétaires ;
  • Bonne connaissance des systèmes de suivi des cohortes étudiantes ;
  • Maîtrise de la langue française parlée et écrite ;
  • Adhésion au Projet éducatif, au Plan stratégique et au Plan institutionnel de réussite du Cégep.