Employeur

Description de l’offre d’emploi

Description
- Le secrétaire reçoit les visiteurs, répond aux demandes de renseignements, achemine les appels téléphoniques, prend les messages, donne divers renseignements concernant les activités du service, reçoit, filtre et achemine le courrier reçu, joint les dossiers pertinents aux lettres qui demandent une réponse;
- Il conçoit et saisit à l’informatique, à partir de notes manuscrites ou dictées, différents textes, documents, lettres, formulaires, notes de service, rapports, procès-verbaux, mémos, listes et autres documents et effectue la correspondance courante des employés du service et traite les questions mineures;
- Il s’occupe de réserver les agendas pour diverses réunions et rencontres, y assiste lorsque requis et rédige les comptes rendus;
- Il consulte et inscrit des interventions dans les dossiers matricules papiers et numériques ainsi que dans les modules spécifiques à l’urbanisme, recueille, compile, vérifie diverses données et statistiques et prépare des rapports pour le service, transmet divers relevés, certificats d’occupation émis, documents d’information, permis émis mensuellement et en assure le suivi auprès des différents intervenants;
- Il est responsable de la mise à jour du recueil toponymique et informe en temps requis les organismes et les intervenants concernés;
- Il prépare les demandes d’approvisionnement, assure le suivi de la facturation, enregistre les dépenses au budget et informe son supérieur de tout dépassement budgétaire;
- Il commande la papeterie, les fournitures de bureau et tout autre article nécessaire aux opérations du service;
- Il exécute différents travaux de bureau, ouverture de dossiers, classements, photocopies.

Exigences
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat;
- Avoir un minimum d’un an et demi d’expérience pertinente dans un poste similaire dans le milieu municipal ou dans un domaine connexe à l’urbanisme;
- Avoir de l’expérience en rédaction de procès-verbaux;
- Avoir une connaissance des processus d’émission des permis et certificats, le traitement des plaintes et requêtes et du logiciel Accès cité territoire (considérée comme un atout);
- Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Excel et Powerpoint;
- Avoir d'excellentes capacités rédactionnelles et très bon français écrit et parlé.

En plus des exigences minimales ci-dessus mentionnées, la personne doit notamment être autonome et posséder un bon sens du service à la clientèle, être polyvalente et avoir une aptitude marquée pour la gestion des priorités et un excellent sens de l’organisation. La personne doit être proactive.

Horaire de travail
33 heures par semaine avec un horaire de 4 jours (lundi au jeudi).

 Pour tous les détails et pour postuler, consulter le site internet: blainville.ca/emplois

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Nombre d'heures

Expérience

Durée d'emploi