Description :

Sous l’autorité de la directrice adjointe, en collaboration avec l’attachée de direction, la personne assure le suivi des décisions de la directrice adjointe auprès du personnel de la direction adjointe et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle est appelée à assister la directrice adjointe dans les dossiers organisationnels ou plus particuliers.

Responsabilités générales :

• Effectue des travaux d’ordre administratif liés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, matérielles et à l’organisation du travail;
• Assure le montage de présentation et la documentation requise nécessaires aux gestionnaires de sa direction adjointe lors de présentations internes et externes;
• Soutient également les gestionnaires de la direction adjointe dans le cadre de certains travaux et priorités de la direction;
• Assure un rôle de vigie dans la gestion des courriels de la directrice adjointe en préparant les réponses aux courriels pour lesquels elle détient l’information, ou en collectant l’information et en veillant à ce que les suivis soient effectués en temps opportun.

Responsabilités spécifiques :

• Rédige l’ébauche de divers écrits (états de situation, correspondances ministérielles, notes de service, etc.) selon les informations transmises par les parties prenantes des dossiers et en respectant les normes du CISSS des Laurentides (Programme Identification Visuelle, gabarits officiels, nomenclature de la GSI, etc.);
• Assure une étroite collaboration avec l’attachée de direction;
• À la demande de la directrice adjointe, assiste aux diverses rencontres de la direction adjointe, périodiques ou sporadiques;
• Corrige les documents présentés, assure la prise de notes, la rédaction des comptes rendus et des ordres du jour au besoin;
• Gère les appels téléphoniques, répond aux demandes d’informations et fournit la réponse à certaines questions relevant de sa compétence, dirige les appels et assure les suivis nécessaires;
• Gère l’agenda de la directrice adjointe, l’organisation du temps, la préparation des déplacements, l’organisation des réunions et la réservation des locaux en tenant compte des priorités;
• Se charge des questions relevant de ses attributions et rédige sous sa signature la correspondance en réponse à des demandes courantes;
• Assure et coordonne le suivi de différents dossiers, décisions ou requêtes confiés par la directrice adjointe et s’assure du respect des échéanciers;
• Prend part à la préparation de dossiers pour des projets spéciaux ou stratégiques notamment la préparation de tableaux de bord (CA, salle de pilotage, etc.);
• Collabore étroitement avec la responsable de l’entente de gestion et d’imputabilité pour la planification des livrables, les suivis requis, la réponse aux demandes particulières, tout en respectant les échéanciers;
• Conçoit et complète des outils de compilation statistiques complexes et différents tableaux de bord requis par la direction selon les indicateurs retenus ou en réponse aux besoins de la direction et des partenaires externes;
• Effectue les achats des besoins en papeterie pour la direction adjointe;
• Informe l’attachée de direction de toute absence ou changement à l’horaire;
• Assure le remplacement de la technicienne DAPPGBMSSB (absence, vacances, maladie etc.) et collabore avec celle-ci pour son propre remplacement;
• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences :

Exigences académiques :

Doit détenir l'un des diplômes, mentionnés ci-dessous en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une discipline appropriée et pertinente connexe :

• Attestation d'Études Collégiales (AEC) de huit cents heures et plus combinée à de l'expérience pertinente au domaine visé;
• Diplôme d’études collégiales (Technique de 3 ans);
• Certificat universitaire;
• Baccalauréat.

Tests bureautiques à réussir :

• Word débutant et intermédiaire;
• Excel débutant et intermédiaire;
• Français avancé;
• Power Point;
• Vitesse de frappe (40 mots/minutes);
• Test écrit de connaissances.

Habiletés :

• Professionnalisme et courtoisie;
• Respect de la confidentialité;
• Sens de l’organisation et des priorités;
• Initiative, autonomie et savoir-être;
• Orientation client;
• Rigueur;
• Capacité de travailler sous pression;
• Excellente expression orale et capacité de rédaction;
• Facilité à travailler en équipe.

Remarques :

Participe à l'enseignement et à la formation d'étudiants.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu’avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS des Laurentides applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.