Référence de poste : 22-23/289

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliquée en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Votre carrière à L'ÉTS

Quel sera votre impact à l'ÉTS ?

Vous serez une personne-ressource dans le bon fonctionnement et l'efficacité de la réception et du secrétariat au Département de génie des systèmes. Accueillir, informer et offrir un service à la clientèle au téléphone, en personne ou par courriel, vous vous distinguez par votre approche collaborative auprès des visiteurs, de la communauté étudiante et de tout le corps enseignant du Département.

Au quotidien, votre rôle sera:

• Assure l'accueil du secrétariat au Département : accueille, renseigne et oriente les étudiants, enseignants et visiteurs.
• Fait les demandes d'accès aux locaux et laboratoires des étudiants, des professeurs et du personnel de recherche et tient un registre des places occupées/disponibles.
• Prépare les examens intra et finaux pour les enseignants.
• Dépose des examens intra et finaux, vérifie et/ou configure des paramètres sur les sites Moodle ainsi que sur ENA QUIZ.
• Effectue la saisie des données pour la mise à jour du calendrier, des listes téléphoniques et des applications informatisées courantes de son unité administrative.
• Effectue les demandes de remboursement des dépenses pour les enseignants ainsi que les demandes de paiements auprès du Service des finances et les demandes de services GUS (STI-SGAI).
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives qui lui sont confiées. Remplit les formulaires utilisés dans son unité et applique les directives établies.
• Résout différentes problématiques rencontrées dans le cadre de ses activités. Trouve les solutions applicables qui exigent de l'observation, de la recherche et de la réflexion.

Avez-vous ce qu'il faut pour relever le défi?

• Scolarité : Vous possédez un DEP en secrétariat ou une scolarité équivalente. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.
• Expérience : Vous détenez un minimum de 2 ans d'expérience pertinente. Vous avez fait vos preuves dans des environnements structurés et avez développé une belle rigueur de travail.

Autres:

• Il est à noter que l'emploi est généralement en présentiel afin d'assurer un service à la clientèle auprès de l'ensemble de la communauté étudiante et du corps enseignant du Département.
• Les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de connaissance en bureautique en lien avec les exigences du poste.
• La suite Office n'a pas de secret pour vous. Word, Excel et les outils de travail collaboratifs O365 font partie de votre quotidien.
• Votre approche collaborative fait de vous un ou une partenaire de choix, vous pouvez travailler avec différents intervenants sur plusieurs dossiers simultanément.
• Vous êtes autonome, organisé, avez une bonne gestion des priorités et aimez le travail d'équipe.
• Votre débrouillardise et votre sens du service à la clientèle vous incitent à donner le meilleur de vous-même.
• Mais surtout … vous avez une attitude positive et collaborative.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe du Département de génie des systèmes à l'ÉTS?

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.