Description de l'emploi

PRINCIPALES TÂCHES

1. Exerce, auprès des employés cadres, un rôle de support concernant l’administration courante et le bon fonctionnement de la direction.

• Effectue le suivi des dossiers administratifs, s’assure du respect des échéanciers, effectue les rappels, voit à obtenir les informations demandées dans des délais prescrits, prépare les dossiers nécessaires aux séances du conseil municipal et fait des rapports à son supérieur;
• 2. Rédige, révise ou corrige des procédures, tableaux, échéanciers, projets de règlements, procès verbaux, registres, sommaires décisionnels, comptes rendus, avis publics, projets de lettres, correspondances, mémos, rapports, attestations et certificats de conformité ou tout autre document à la demande de son supérieur immédiat et les achemine aux destinataires, le cas-échéant;
• 3. Fournit des renseignements généraux concernant les directives, les procédures, la tarification et la réglementation;
• 4. Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques ou courriels à la direction; recherche et donne l’information demandée ou réfère le demandeur à l’autorité compétente.;
• 5. Assure le suivi de la correspondance et des plaintes, détermine la priorité des demandes, achemine l’information aux personnes concernées;
• 6. Assure le support clérical nécessaire au traitement des demandes d’accès aux documents et tient leur répertoire à jour dans le logiciel de gestion documentaire;
• 7. Agit à titre d’adjoint au responsable des registres, apporte le support demandé et effectue le secrétariat dans le cadre des processus référendaires et électoraux et assume toute autre fonction déléguée;
• 8. Ouvre, indexe, numérise, enregistre et classe les dossiers, la correspondance et les documents dans les archives physiques et le logiciel de gestion documentaire dans le respect du plan de classification;
• 9. Effectue les suivis requis au niveau du budget de la direction et signale les écarts observés;
• 10. Tient à jour l’agenda du directeur du greffe et greffier, fixe les rendez-vous et fait la réservation de locaux et des équipements nécessaires dans le cadre des activités administratives de la direction;

11. Agit comme personne-ressource en l’absence de la secrétaire du greffe pour le logiciel de conseil sans papier et remplace cette dernière au besoin dans l’une ou l’autre de ses tâches ou sur demande de son supérieur immédiat.

Critère d’emploi

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES

• Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique, diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques, en bureautique, en administration ou l’équivalent.
• Un (1) an à deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction.
• Expérience dans un service du greffe ou juridique municipal (atout);
• Expérience avec des logiciels de gestion documentaire et financiers (atout);
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
• Discrétion;
• Sens de l’organisation;
• Rigueur;
• Sens de l’initiative;
• Fait preuve de jugement;
• Aptitude à travailler en équipe;
• Entregent, tact et courtoisie;
• Aptitude à prioriser ses dossiers et ses échéanciers.

CE QUE NOUS OFFRONS

o Travailler dans une équipe jeune et dynamique dans une Ville en pleine expansion

o Une carrière au service des citoyens

o Un horaire de 33,75 heures par semaine réparti sur 4 jours et demi

o Un salaire horaire de 28,46 $ à 36,26 $ selon l’expérience

o Un mode de travail hybride

o Des avantages concurrentiels, dont la cotisation à un régime de retraite à prestation déterminée et l’accès à un régime d’assurances collectives complet

Les personnes intéressées pour le poste EXT-2023-16 Secrétaire de direction à la Direction du greffe sont priées de poser leur candidature au plus tard le 06 avril 2023 en cliquant sur le lien suivant class "bxSpacer">