Employeur

ALBATROS DRUMMONDVILLE

Description de l’offre d’emploi

Mandat:Sous l’autorité du Conseil d’Administration (CA) et dans le respect des limites autorisées, l’Adjoint(e) Administratif(ive) – Services aux bénévoles, coordonne ou exécute principalement des tâches reliées au secrétariat et à l’administration dans le but d’optimiser la gestion de l’organisme et le déroulement des activités. En étroite collaboration avec le CA, il/elle soutient les administrateurs dans la planification et la réalisation de leurs activités.Ce poste demande de la discrétion/confidentialité et requiert, des connaissances en bureautique, du tact, de l'entregent et courtoisie, de l'écoute active, du sens de l’organisation et de l'initiative.Responsabilités:Plus spécifiquement, le/la titulaire du poste aura les responsabilités suivantes (il s’agit d’une liste non exhaustive) :• Accueille les visiteurs et répond aux demandes d’information générale;• Dépouille, distribue le courrier et assure la circulation de l’information au sein du CA/bénévoles;• Tient à jour l’agenda commun de l’équipe du CA;• Assure le suivi du calendrier des échéanciers liés à l’administration (saisie de données, demandes de financement, réclamation des taxes, déclarations diverses, renouvellements services, complétion des rapports de gestion, etc.);• Rédige la correspondance administrative et les procès-verbaux (CA, AGA);• Assume la logistique des réunions, formations et activités (préparation de salle, matériel, nourriture, etc.);• Compile les statistiques ou données pertinentes pour différents suivis;• Collabore avec l’Administrateur responsable du soutien aux organismes dans la gestion des affiliations des membres;• En collaboration avec la trésorière, gère la petite caisse, les comptes payables et recevables et prépare les dépôts et les différents reçus de charité; participe à la conciliation des chiffres mensuels, etc.;• S’assure de la disponibilité des fournitures de bureau et d’entretien;• Accomplit, sur demande et dans la mesure de ses compétences, toute autre tâche connexe à la fonction.Qualités personnelles et professionnelles• Enthousiasme et sensibilité pour les causes bénévoles, sociales et humanitaires;• Discrétion, confidentialité, jugement, honnêteté;• Courtoisie, entregent, initiative et autonomie;• Méthode et sens de l'organisation;Exigences• DEC en secrétariat ou en bureautique, AEC – programme d’adjointe administrative ou toute autre formation pertinente• 3 à 5 ans d’expérience• Habilité pour les communications téléphoniques et par courriel• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit (anglais fonctionnel*)• Bonne capacité rédactionnelle• Maîtrise de Word, Excel, PowerPoint et Outlook / Adobe / Access (des atouts)• Habileté à travailler avec la suite Office et les réseaux sociaux• Facilité à travailler en équipe• Connaissances de “Sage” (un atout)* L’anglais est nécessaire pour s’assurer d’offrir le service d'accompagnement et fournir les renseignements à la clientèle anglophone qui fait appel à nos services.

Formations

Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Langues

Français parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent