Envahie de courriels? Voici la solution!

, par Secretaire-inc.

Au bureau, combien de temps passez-vous à trier, supprimer et répondre aux courriels. Trente minute, une heure, a ce rythme, vous risquez de vous étouffer devant ce flot ininterrompu de messages.

Selon les chiffres, vous passez un cinquième de votre temps à traiter vos courriels, c’est beaucoup. Mais d’un autre côté, on dit souvent que de ne pas répondre à un courriel c’est comme raccrocher au nez de votre correspondant. Pour être donc au mieux de vos capacités, mieux vaut maîtriser les contours de ce formidable outil.

Mieux apprivoiser le courriel

Un emploi pour vous?

Il ne faut surtout pas se dire que l’urgence dicte la situation. Il est bien difficile parfois de répondre du tac au tac à tous ceux et celles qui nous envoient des courriels. Heureusement, il existe ce qu’on appelle les réponses automatisées.

Dans l’administration, bien souvent, les secrétaires ont recours à des logiciels qui envoient des accusés de réception automatique pour informer le correspondant que son message est bel est bien arrivé, mais que vous prendrez un peu de temps pour lui répondre. Le courriel est alors mis dans une file d’attente.

Autre situation : vous partez en congé, ou pour une longue fin de semaine, mais vous ne voulez surtout pas rater des messages importants. Programmez une réponse automatique aux nombreux courriels qui vont arriver dans votre messagerie. Vous enverrez ainsi un signal clair à vos correspondants pour les avertir de la réception de leurs envois.

Pour réussir cette opération, il faut toutefois prendre certaines précautions, comme dans le cas d’Outlook, où il est obligatoire d’avoir constamment son ordinateur allumé, ce qui est peut-être moins pratique. Ainsi donc, il vous faudra peut-être installer la réponse automatique directement sur votre webmail.

Dans le cas de Hotmail, par exemple, si vous ouvrez votre boîte, allez à l’onglet droit et visitez vos paramètres. Ensuite, choisissez l’option «Envoi de réponses automatiques en cas d’absence». Cette nouvelle interface va vous permettre de configurer une réponse automatique à tout message reçu.

Une enquête britannique

Une enquête qui a été réalisée auprès de 2500 travailleurs britanniques montre clairement qu’une majorité écrasante (94 %) des employés utilise volontiers le courriel au lieu du téléphone.

Encore plus étonnant, la même enquête nous apprend qu’un répondant sur cinq préfère remettre sa démission par courriel email qu’en sollicitant une entrevue personnelle. Certains employés voient donc le courriel comme une sorte de paravent pour se cacher, peut-être pour éviter une confrontation physique.



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