Êtes-vous professionnelle au téléphone ?

, par Secretaire-inc.

En affaires, les communications sont d’une importance cruciale dans le développement de bonnes relations de travail. Nous avons déjà traité de netiquette, mais qu’en est-il de vos conversations téléphoniques ? Faites-vous bonne impression au téléphone ?

Identifiez-vous. Que ce soit lorsque vous répondez au téléphone, quand vous contactez une personne ou au moment de laisser un message, commencez toujours la conversation en mentionnant votre nom, votre position et le nom de la compagnie pour laquelle vous travaillez. Cela permettra à votre interlocuteur de mieux situer le contexte de la conversation qui s’apprête à commencer, ce qui rendra l’appel beaucoup plus efficace. Évidemment, si vous êtes celle qui fait l’appel, n’oubliez pas d’utiliser une forme de salutation avant de vous identifier, question de politesse !

Indiquez le but de l’appel. Après vous être identifiée, indiquez clairement le but de votre appel. La personne que vous contactez aura, encore une fois, beaucoup plus de facilités à répondre si elle connaît exactement la raison pour laquelle vous la contactez. Si, pour des raisons de confidentialité, il vous est impossible d’expliquer les raisons de votre appel, dites-le, votre interlocuteur ne vous en tiendra pas rigueur.

Un emploi pour vous?

Allez droit au but. Ne vous étendez pas sur des détails inutiles. Le temps que vous passez au téléphone est précieux, et celui de votre interlocuteur aussi. En général, on utilise le téléphone lorsque l’on veut obtenir des renseignements et qu’on n’a pas le temps d’attendre une réponse par courriel. Ne gâchez pas cette économie de temps en discutant pendant 30 minutes !

Faites attention au volume de votre voix. Une des plaintes les plus communes de la part des personnes qui travaillent dans des bureaux à aires ouvertes, c’est qu’ils ont un ou une collègue qui parle beaucoup trop fort au téléphone, dérangeant ainsi tout le bureau. Faites-vous partie de ces personnes dérangeantes ? Si vous avez tendance à parler un peu plus fort au téléphone et que vous ne pouvez pas vous en empêcher, essayer de vous isoler pour faire vos appels. Vous épargnerez ainsi la tranquillité de vos collègues.

Choisissez une sonnerie professionnelle. Un petit truc pour choisir votre sonnerie : oubliez les chansons, les personnalisations et tout ce qui n’existait pas avant les années 2000. Optez pour une sonnerie normale, générique, et surtout, réglez le volume à un niveau qui ne fera pas sursauter tout le bureau à chaque fois que vous recevrez un appel !

Pendant les réunions. Lorsque vous assistez à une réunion, mettez votre téléphone intelligent sur le mode vibration et ne le laissez pas sur la table en face de vous. Cela vous permettra de résister à l’envie de consulter vos courriels à chaque 30 secondes, et vous pourrez alors mieux vous concentrer sur la discussion.

Évitez les longs messages. Lorsque vous laissez un message sur une boîte vocale, les même règles s’appliquentl : identifiez-vous, soyez brève et concise, et si c’est nécessaire, laissez vos coordonnées afin que la personne puisse vous recontacter.



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