Excellentes secrétaires : 7 compétences méconnues!

, par Secretaire-inc.

Vous désirez vous distinguer au travail ? Imitez les meilleures, comme le suggère l’auteure du blogue Musings of a high-level executive assistant. La semaine dernière, nous avions déjà évoqué leurs sept principales caractéristiques. Voici sept autres compétences souvent méconnues, mais qui font les grandes secrétaires.

1. Elles connaissent et comprennent la chaîne de commande

Que vous travailliez dans un environnement corporatif ou non, il y aura toujours une échelle de pouvoir et d’autorité en place. Vous devrez passer par une séquence précise d’étapes afin d’obtenir une approbation, finir une tâche, ou simplement communiquer une information. Plus votre connaissance de la chaîne de commande sera approfondie, plus vous serez efficace dans vos tâches.

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2. Elles respectent l’ancienneté

Le respect de l’ancienneté est souvent étroitement lié à la compréhension de la chaîne de commande d’une organisation. Cela signifie que certaines mesures doivent être prises sur la base du rang ou du titre d’un(e) dirigeant(e) dans l’organisation. La règle de l’ancienneté permet également de dicter dans quel ordre une personne obtient votre aide.

3. Elles ne demandent pas d’explications

Cela signifie que lorsqu’on vous affecte une tâche, vous devriez l’accomplir sans poser de questions sur la raison pour laquelle vous devez la faire ou sur la personne pour qui vous la faites. Cependant, si vous avez besoin d’informations supplémentaires afin d’accomplir cette tâche de façon professionnelle, demandez-les, et justifier votre requête.

4. Elles ne choisissent pas les tâches à accomplir

Lorsque votre patron vous assigne une tâche, il est préférable que vous l’accomplissiez. À moins, évidemment, que cette tâche comporte un aspect illégal ou immoral, ou que vous ne soyez pas confortable de l’accomplir.

5. Elles comprennent le concept de délégation

Votre patron vous délègue des tâches pour avoir plus de temps afin de se concentrer sur d’autres tâches. Il compte donc sur vous pour diminuer sa charge, pour lui permettre de travailler sur d’autres projets et de bien faire son travail. Cela ne veut pas nécessairement dire que vous accomplirez la tâche plus rapidement, ou plus efficacement que lui. Mais gardez en tête que l’objectif principal est de lui permettre de prioriser ce qui est le plus important pour son travail.

6. Elles connaissent leur rôle au sein de la structure organisationnelle

Il est primordial que vous connaissiez le rôle que vous jouez dans votre entreprise. Même si être adjointe est un travail ingrat qui est souvent sous-estimé, sachez que le rôle que vous jouez est extrêmement important et que, bien souvent, c’est vous qui tirez les ficelles du pouvoir. En étant fière et en aimant votre travail, vous travaillerez mieux.

7. Elles savent accepter les choses telles qu’elles sont

Au lieu d’essayer de lutter contre le système ou un processus, adaptez-vous. Que ce soit du point de vue du fonctionnement du bureau, de l’attitude ou des politiques de votre lieu de travail, la meilleure façon de vous adapter est de changer votre façon de faire les choses. Il est toujours plus facile de se changer soi-même que de changer les autres.



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